Ausgabenmanagement im indirekten Einkauf – Hebel zur strukturierten Kostensteuerung und Prozessstabilisierung

1. Einordnung: Warum der indirekte Einkauf strategisch relevant ist

In industriellen Unternehmen liegt der analytische und operative Fokus des Einkaufs traditionell auf dem direkten Material. Der indirekte Einkauf – also Ausgaben für Dienstleistungen, Betriebsmittel, C-Teile, IT-Zubehör, Marketing, Reisen oder Sonderbedarfe – wird oft als nachrangig betrachtet. Diese Haltung ist gefährlich. Denn: Obwohl der indirekte Einkauf typischerweise 15–30 % des Einkaufsvolumens ausmacht, verursacht er in vielen Unternehmen bis zu 60 % der operativen Transaktionskosten im Einkauf.

Aktuelle Studien belegen die strategische Relevanz noch deutlicher: Bei Fortune-500-Unternehmen kann der indirekte Einkauf bis zu 50% des gesamten Beschaffungsvolumens ausmachen. In deutschen mittelständischen Unternehmen liegt das durchschnittliche indirekte Beschaffungsvolumen bei €31,4 Millionen jährlich, bei Großunternehmen sogar bei €232,8 Millionen. Diese Zahlen verdeutlichen das enorme finanzielle Potenzial, das in diesem Bereich oft ungenutzt bleibt.

Ein professionell gesteuertes Ausgabenmanagement in diesem Bereich ist deshalb kein administratives Nice-to-have, sondern ein substanzieller Hebel zur Kostenkontrolle, Prozessstabilität und Risikominimierung – insbesondere vor dem Hintergrund gestiegener Anforderungen an Compliance, Effizienz und Liquiditätssteuerung.

Ausgabenmanagement - Zusammenfassung für Entscheider

●        Indirekter Einkauf birgt hohes Einsparpotenzial, wird aber häufig intransparent und ineffizient gesteuert – insbesondere durch Maverick Buying, dezentrale Prozesse und fehlende Ausgabenkontrolle.

●        Professionelles Ausgabenmanagement basiert auf strukturierter Analyse (Spend & Beschaffungsanalyse), klaren Prozessen und standardisierten Daten – erst dadurch wird Budgetsteuerung im indirekten Einkauf möglich.

●        Drei praxiserprobte Lösungsansätze ermöglichen differenzierte Steuerung: Rahmenverträge für wiederkehrende Dienstleistungen, verhandelte OCI-Kataloge für Standardbedarfe und 1-Kreditor-Modelle für flexible Sonderbedarfe.

●        Operative Steuerung benötigt Kennzahlen und Reporting: Budgetkontrolle, Maverick-Buying-Quoten und prozessintegrierte Ausgabenverfolgung bilden das Fundament für Transparenz und Compliance.

●        Quick Wins wie strukturierte Anforderungsformulare oder der Einsatz von FACURA als 1-Kreditor ermöglichen schnelle Wirkung: reduzierte Komplexität, standardisierte Abläufe und belastbare Datengrundlage – ohne IT-Projekt.

Kostenkategorie	Schlagweite	Beispiel für jährliche Auswirkungen
Maverick-Kaufprämie	10–20 % Einsparungsverlust	2–4 Mio. € bei 20 Mio. € Ausgaben
Zusätzliche Transaktionsverarbeitung	2,58 $ pro 1.000 $ Ausgaben	51.600 € bei 20 Mio. € Ausgaben
Verlorene Mengenrabatte	Rahmenvertragsrabatte	200.000–500.000 € Potenzial
Compliance-Risikokosten	Prüfungs-/Strafkosten	Potenzial von 100.000 bis 1 Million €+
Verwaltungsaufwand	> 1 Stunde pro Transaktion	Über 120.000 € (2.000 Transaktionen)

2. Typische Defizite: Intransparenz, Maverick Buying und Prozessbruchstellen

Der indirekte Einkauf ist häufig durch Heterogenität und Fragmentierung geprägt. Bestellungen erfolgen dezentral, Prozesse sind kaum standardisiert, Lieferanten werden ohne strategische Auswahl eingebunden. Die Folge: Maverick Buying – also Beschaffung außerhalb definierter Prozesse – ist an der Tagesordnung. Die Einkaufsorganisation verliert die Kontrolle über Volumina, Lieferantenkonditionen und Vertragsrahmen. Ausgaben entziehen sich der Analyse, Budgets lassen sich nicht zuverlässig steuern.

Das Ausmaß des Problems ist dramatisch: In Deutschland liegt die durchschnittliche Maverick-Buying-Rate bei 25,6%, was bedeutet, dass mehr als ein Viertel aller Beschaffungen außerhalb etablierter Prozesse stattfindet. Internationale Studien zeigen, dass Maverick Buying bis zu 80% des Beschaffungsvolumens ausmachen kann, wobei Unternehmen durch unkontrollierte Beschaffung 10-20% ihrer potenziellen Einsparungen verlieren.

Die finanziellen Auswirkungen sind beträchtlich: Bei einem durchschnittlichen Maverick-Buying-Anteil von 2% oder mehr entstehen zusätzliche Beschaffungskosten von $2,58 pro $1.000 Einkaufsvolumen. Für ein Unternehmen mit €20 Millionen jährlichem indirektem Einkaufsvolumen bedeutet dies Mehrkosten von über €51.000 allein durch ineffiziente Transaktionsabwicklung.

Typische Symptome mangelhaften Ausgabenmanagements im indirekten Einkauf sind:

●        Fehlende Transparenz über Ausgabenstrukturen und -muster

●        Hohe Anzahl an Einzelbestellungen bei nicht klassifizierten Lieferanten

●        Kreditkartenzahlungen oder Barvorlagen, die sich nur schwer systematisch erfassen lassen

●        Manueller Abstimmungsaufwand bei Bestellung, Lieferung und Abrechnung

●        Medienbrüche zwischen E-Mail, Excel, ERP und physischen Belegen

Diese operative Ineffizienz konterkariert jede Einkaufsstrategie – ganz gleich wie leistungsfähig der direkte Einkauf organisiert ist.

Metrisch	Wert	Quelle/Kontext
Anteil der indirekten Beschaffung an den Gesamtausgaben	15-30% (up to 50%)	CAPS Research / Fortune 500-Unternehmen
Durchschnittliche Maverick-Buying-Rate (Deutschland)	25.60%	Universität Leipzig (HTWK)
Transaktionskosteneinsparungen durch Maverick Prevention	Up to 24%	Universität Leipzig (HTWK)
Kosten pro Bestellung (Industrie)	€45-59 ($59)	CAPS Research industrielle Fertigung
Kosten pro Bestellung (Durchschnitt)	€163-217 ($217)	Branchenübergreifender Durchschnitt von CAPS Research
Marktgröße für indirekte Beschaffung BPO 2024	$5.7 billion	Marktbericht
CAGR des BPO-Marktes für indirekte Beschaffung	7.20%	Projiziert 2026–2033
Durchschnittliches indirektes Beschaffungsvolumen (mittelständische Unternehmen)	€31.4 million	Unite/HTWK-Studie
Durchschnittliches indirektes Beschaffungsvolumen (Großunternehmen)	€232.8 million	Unite/HTWK-Studie
E-Procurement Global Sales 2022	$1+ trillion	Statista 2022
CAGR des deutschen Beschaffungssoftwaremarktes	12.50%	Prognose 2025–2032
Investitionsziel Digitale Transformation (Deutschland)	70% by 2027	PwC-Umfrage zur digitalen Beschaffung
Unternehmen haben ihre Beschaffungsstrategie geändert (Fertigung)	87%	Umfrage des ifo Instituts 2022
Stellenwachstum für Beschaffungsspezialisten	6% (2021-2031)	US-amerikanisches Amt für Arbeitsstatistik

3. Zielbild: Systematisches Ausgabenmanagement für indirekte Beschaffung

Ein wirkungsvolles Ausgabenmanagement im indirekten Einkauf zielt darauf ab, sämtliche Ausgaben zentral zu erfassen, auszuwerten und auf dieser Basis zu steuern. Die operative Umsetzung erfordert ein Zusammenspiel aus organisatorischer Standardisierung, intelligenter Tool-Unterstützung und klaren Rollen im Einkaufsprozess.

Die Digitalisierung des Beschaffungswesens gewinnt dabei massiv an Bedeutung: Deutsche Unternehmen planen, bis 2027 eine Digitalisierungsrate von 70% in der Beschaffung zu erreichen, mit durchschnittlichen jährlichen Investitionen von €1,2 Millionen in die Digitalisierung ihrer Beschaffungsprozesse. Der deutsche Markt für Beschaffungssoftware wächst mit einer jährlichen Rate von 12,5%, was die hohe Priorität digitaler Lösungen unterstreicht.

Konkret umfasst ein professionelles Ausgabenmanagement:

●        Kategorisierung der Ausgaben nach Warengruppen, Funktionen und Organisationsbereichen

●        Einführung von Budgets und Ausgabengrenzen pro Abteilung und Bedarfsträger

●        Etablierung einheitlicher Bestellkanäle für alle indirekten Güter

●        Systematische Erfassung von Bedarf, Bestellung und Lieferung in einer einheitlichen Datenstruktur

●        Verwendung standardisierter Dokumente zur lückenlosen Nachverfolgbarkeit (Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung)

Der Übergang zu einem solchen Zielbild kann schrittweise erfolgen – z. B. über eine intelligente Zwischenlösung wie das 1-Kreditor-Modell.

4. Werkzeuge und Methoden der Ausgabenanalyse – und ihre operativen Lösungsbausteine

Der Erfolg professionellen Ausgabenmanagements hängt nicht allein von der Datenanalyse ab, sondern vor allem von der operativen Umsetzung konkreter Steuerungsmaßnahmen. Drei Lösungsansätze haben sich in der industriellen Praxis als besonders wirksam erwiesen: Rahmenverträge mit Dienstleistern, verhandelte Kataloge mit OCI-Anbindung und das 1-Kreditor-Modell. Sie ergänzen sich gegenseitig und ermöglichen ein abgestuftes Steuerungsmodell entlang unterschiedlicher Bedarfstypen.

4.1 Rahmenverträge mit Dienstleistern

Für regelmäßig wiederkehrende Dienstleistungen – etwa Facility Services, Wartungen, Entsorgung oder IT-Services – sind Rahmenverträge das Mittel der Wahl. Sie ermöglichen nicht nur Preisstabilität und Rechtssicherheit, sondern auch die systematische Steuerung von Leistungsumfang, Qualität und Abrechnung.

Vorteile aus Einkaufssicht:

●        Volumenbündelung und daraus resultierende bessere Konditionen

●        Kalkulationssicherheit durch definierte Stundensätze, Reaktionszeiten und SLAs

●        Transparenz in der Leistungsbeauftragung durch klare Spezifikationen

●        Integrierte Leistungserfassung und -freigabe, z. B. via ERP-Workflow

Rahmenverträge sollten im indirekten Einkauf nicht nur auf strategisch wichtige, sondern auch auf aufwandsintensive Dienstleistungsarten angewendet werden. Die Erfassung der Inanspruchnahme kann in Form von Abrufen oder Kontingenten erfolgen – idealerweise digital gestützt mit Budgetbezug.

4.2 Verhandelte Kataloge im eProcurement & OCI PunchOut

Für standardisierbare Verbrauchsgüter (Büromaterial, Arbeitskleidung, IT-Zubehör, Hilfsstoffe) sind verhandelte Kataloge mit direkter Systemintegration ein etabliertes Steuerungsinstrument. Über sogenannte OCI-PunchOut-Schnittstellen (Open Catalog Interface) lassen sich externe Kataloge direkt in das ERP-System einbinden – mit automatischer Rückübertragung der Artikel in den Bestellprozess.

Die Akzeptanz von E-Procurement wächst kontinuierlich: Weltweit wurden 2022 über 1 Billion USD über E-Procurement-Plattformen umgesetzt, und 51% der Unternehmen nutzen bereits E-Procurement-Plattformen für ihre Bestellungen. Diese Zahlen belegen die wachsende Bedeutung digitaler Beschaffungslösungen.

Nutzen aus Sicht der Einkaufssteuerung:

●        Geprüfte Artikel und Preise, zentral freigegeben

●        Volle Prozessintegration, keine Medienbrüche

●        Vorkalkulierte Budgets und Genehmigungsworkflows

●        Datentiefe für Ausgabenanalyse auf Artikel-, Kostenstellen- oder Warengruppenebene

Allerdings ist der Aufwand für die Pflege und Integration solcher Kataloge nicht zu unterschätzen – sowohl auf Lieferantenseite als auch in der IT. Daher ist dieser Ansatz vorrangig bei hohem Transaktionsvolumen und konstanter Bedarfslage wirtschaftlich sinnvoll.

4.3 1-Kreditor-Modell für flexible Sonderbedarfe

Für unregelmäßige, schwer standardisierbare Bedarfe – z. B. Sonderwerkzeuge, Ersatzteile, Fachliteratur oder Einzelgeräte – stoßen klassische eProcurement-Strukturen an ihre Grenzen. Hier bietet das 1-Kreditor-Modell, wie es von Anbietern wie FACURA umgesetzt wird, eine hochgradig flexible und gleichzeitig prozesssichere Lösung.

Die Bedeutung von Outsourcing-Lösungen wächst exponentiell: Der Markt für indirektes Beschaffungs-Outsourcing ist von $5,7 Milliarden im Jahr 2024 auf projizierte $10,2 Milliarden bis 2033 angewachsen, was einer jährlichen Wachstumsrate von 7,2% entspricht. Dies unterstreicht die steigende Nachfrage nach externen Lösungen für komplexe Beschaffungsanforderungen.

Funktionsweise:

●        Mitarbeitende senden einfach den Link zum gewünschten Artikel (egal in welchem Shop)

●        FACURA übernimmt Bestellung, Lieferung und Rechnung

●        Der Kunde erhält eine standardisierte Rechnung von FACURA – unabhängig vom Originalanbieter

Vorteile für den Einkauf:

●        Keine Neuanlage von Kreditoren bei jedem neuen Lieferanten

●        Vermeidung von Maverick Buying durch Einbindung in den Standardprozess

●        Klare Dokumentation und Auswertbarkeit dank einheitlichem Rechnungsformat

●        Kein IT-Projekt notwendig, keine Schnittstellen, sofort einsatzfähig

Das 1-Kreditor-Modell eignet sich besonders dort, wo Flexibilität erforderlich ist, aber dennoch eine zentrale Steuerung und Budgettransparenz gewahrt werden soll. Es schließt gezielt die Lücke zwischen strategischer Einkaufsplanung und operativer Bedarfsdeckung. Durch die effiziente Abwicklung von Sonderbedarfen kann mehr Zeit zur Ausgabenoptimierung bei großen Warengruppen und Lieferanten genutzt werden

Zusammenfassung der Methodensammlung:

 Die Kombination aus Rahmenverträgen, Katalogintegration und 1-Kreditor-Modell erlaubt eine differenzierte Steuerung des indirekten Einkaufs nach Bedarfstyp. Während Standard- und Wiederholbedarfe durch Integration und Vereinheitlichung kontrolliert werden können, ermöglicht das 1-Kreditor-Modell die Einbindung auch atypischer Sonderbedarfe – ohne auf Compliance, Datenqualität und Kostentransparenz zu verzichten. Damit wird das Ausgabenmanagement zu einem vollständig operationalisierbaren Steuerungsinstrument im indirekten Einkauf.

5. Von Transparenz zur Steuerung: Budgetkontrolle und Reporting in Echtzeit

Transparenz allein ist nicht ausreichend – sie ist notwendige, aber nicht hinreichende Bedingung für ein funktionierendes Ausgabenmanagement. Erst wenn Transparenz konsequent in operative Steuerungsmechanismen überführt wird, entfaltet sie ihre volle Wirkung. Das zentrale Ziel ist es, Entscheidungen datenbasiert zu treffen, Budgets wirksam zu kontrollieren und Abweichungen frühzeitig zu erkennen.

Der indirekte Einkauf stellt dabei spezifische Anforderungen an das Controlling. Anders als im direkten Einkauf gibt es selten Stücklisten, Bedarfsplanungen oder abschlussrelevante Vertragswerke. Stattdessen dominieren flexible Bedarfe, Einzelentscheidungen und dezentrale Bedarfsträger – alles Faktoren, die Budgetdisziplin und Kostenverfolgung erschweren.

Die Kosten ineffizienter Prozesse sind erheblich: Die durchschnittlichen Kosten pro Bestellvorgang liegen in der Industrie bei €45-59, branchenübergreifend sogar bei €163-217. Unternehmen mit höheren Maverick-Buying-Raten benötigen im Median 16 Stunden mehr für die Bestellabwicklung, was die Bedeutung strukturierter Prozesse unterstreicht.

Ein wirkungsvolles Steuerungsmodell basiert auf drei Ebenen:

1. Definierte Budgets auf Organisationseinheitsebene

   
   

    – z. B. pro Abteilung, Kostenstelle oder Standort. Diese Budgets müssen mit zentralen Einkaufsdaten synchronisiert und rollierend überwacht werden.

   
   

2. Automatisiertes Reporting mit Frühwarnindikatoren

   
   

    – z. B. Warnung bei Budgetauslastung > 80 %, Auffälligkeiten in der Kreditorenstruktur, Häufung von Einzelbestellungen mit niedrigem Warenwert.

   
   

3. Kennzahlenbasierte Steuerung des Einkaufsverhaltens

   
   

    – etwa durch KPIs wie:

○        Ø Bestellwert pro Kreditor und Warengruppe

○        Maverick-Buying-Quote (Anteil nicht konformer Bestellungen)

○        Transaktionskosten pro Vorgang (inkl. Prozesskosten im Einkauf und in der Buchhaltung)

○        Durchlaufzeiten von Bedarfsmeldung bis Lieferung

Ein zentraler Erfolgsfaktor ist die Standardisierung der Datenformate: Nur wenn alle Einkaufsbelege (Rechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine) einheitlich strukturiert vorliegen, können diese Informationen ohne manuelle Korrekturen automatisiert verarbeitet werden. Lösungen wie FACURA setzen genau hier an, indem sie unabhängig vom Ursprungsanbieter standardisierte Dokumente bereitstellen – ein elementarer Baustein für sauberes Reporting und belastbare Analysen.

6. Quick Wins: Zwei pragmatische Ansätze für sofortige Wirkung

Nicht jede Verbesserung im Ausgabenmanagement erfordert ein Großprojekt. Viele Industrieunternehmen unterschätzen die Wirkung kleiner, gezielter Maßnahmen, die sich mit geringem Aufwand realisieren lassen und dennoch erhebliche Effekte erzielen – sowohl finanziell als auch organisatorisch. Nachfolgend zwei erprobte Quick-Win-Maßnahmen, die typischerweise innerhalb weniger Wochen implementierbar sind:

Quick Win 1: Einführung eines strukturierten Anforderungsvordrucks

In vielen Unternehmen erfolgt die Bedarfsmeldung im indirekten Einkauf informell – per E-Mail, Telefon oder Zuruf. Das führt zu Inkonsistenzen, Unvollständigkeit und hohem Koordinationsaufwand. Bereits die Einführung eines einheitlichen digitalen Formulars - idealerweise als Bestellanforderung im ERP System - für Bedarfsmeldungen – mit Pflichtfeldern zu Zweck, Kategorie, Budgetstelle und Dringlichkeit – kann folgende Vorteile schaffen:

●        Verbesserte Datenqualität und damit fundiertere Einkaufsentscheidungen

●        Reduktion von Rückfragen und Schleifen in der internen Abstimmung

●        Kürzere Durchlaufzeiten durch strukturierte Weiterleitung

●        Frühzeitige Erkennung potenzieller Bündelungspotenziale

Dieser Vordruck kann in wenigen Stunden mit Bordmitteln (z. B. über ein internes SharePoint- oder Formular-Tool) eingerichtet werden. Er ist ein einfacher, aber wirksamer Schritt hin zu mehr Systematik und Transparenz.

Quick Win 2: Einsatz des 1-Kreditor-Modells von FACURA für Sonderbedarfe

Gerade bei sporadischen, nicht standardisierbaren Bedarfen – von Spezialwerkzeugen über Ersatzteile bis hin zu individuellen Dienstleistungen – ist der Aufwand zur Kreditorenanlage, Rechnungsprüfung und Freigabe unverhältnismäßig hoch. Das 1-Kreditor-Modell von FACURA bietet hier eine sofort einsetzbare Lösung:

●        Bedarfsträger senden einen Link zum gewünschten Produkt

●        FACURA übernimmt Bestellung, Prüfung, Lieferung und Abrechnung

●        Die Rechnungsstellung erfolgt einheitlich und systemkonform, unabhängig vom Ursprungsanbieter

Vorteile im Überblick:

●        Kein Implementierungsprojekt notwendig, keine IT-Schnittstelle erforderlich

●        Signifikante Prozessentlastung in Einkauf und Buchhaltung

●        Reduktion der Maverick-Buying-Quote

●        Erhöhte Datenqualität für spätere Auswertungen und Controlling

FACURA ist damit ein ideales Werkzeug, um ad hoc eine strukturierte, zentrale Steuerung des indirekten Einkaufs zu etablieren – und gleichzeitig operative Agilität zu erhalten. So sparen Einkaufsabteilungen Zeit, um sich um die großen Ausgabenhebel kümmern zu können.

7. Fazit: Ausgabenmanagement im indirekten Einkauf als strategisches Steuerungsinstrument

Die Professionalisierung des Ausgabenmanagements im indirekten Einkauf ist kein technisches Projekt – sie ist eine strategische Managementaufgabe. Transparente, steuerbare und systemisch integrierte Prozesse schaffen nicht nur Einsparungen, sondern verbessern Compliance, reduzieren Risiken und entlasten den Einkauf von operativer Komplexität.

Die Zahlen sprechen eine klare Sprache: Deutsche Industrieunternehmen können durch intelligentes Materialkosten-management bis zu €100 Milliarden einsparen, während 87% der deutschen Fertigungsunternehmen bereits ihre Beschaffungsstrategien als Reaktion auf Lieferketten-störungen angepasst haben. Die Nachfrage nach Beschaffungsspezialisten wächst um 6% jährlich, was die strategische Bedeutung professioneller Beschaffung unterstreicht.

Empfehlung: Prüfen Sie die Ausgabenstruktur Ihres indirekten Einkaufs. Identifizieren Sie Maverick-Buying-Quoten, Transaktionskosten und Lieferantenvielfalt. Und schaffen Sie mit standardisierten, digital gestützten Prozessen eine neue Qualität der Einkaufssteuerung – etwa über skalierbare Lösungen wie FACURA.

Die Zeit für halbherzige Lösungen ist vorbei. Angesichts steigender Kosten, komplexerer Lieferketten und verschärfter Compliance-Anforderungen ist ein professionelles Ausgabenmanagement im indirekten Einkauf nicht mehr optional, sondern überlebenswichtig für die Wettbewerbsfähigkeit industrieller Unternehmen.