Der vollständige Leitfaden für indirektes Materialmanagement

Strategien, Strukturen und Systeme für eine beherrschbare Beschaffung indirekter Materialien

1. Einleitung

Die industrielle Beschaffung ist heute weit mehr als Preisverhandlung und Bedarfserfüllung. Sie ist ein strategischer Hebel zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit, zur Risikominimierung und zur Effizienzsteigerung im Unternehmen. Während der direkte Einkauf – insbesondere in der Fertigungsindustrie – meist professionell organisiert ist, wird der indirekte Einkauf vielerorts noch stiefmütterlich behandelt. Dabei liegen gerade hier erhebliche Potenziale brach.

Die Dimension des Problems wird durch aktuelle Zahlen deutlich: In Deutschland umfasst die öffentliche Beschaffung allein mindestens 500 Milliarden Euro jährlich – das entspricht 15% des Bruttoinlandsprodukts. Der indirekte Einkauf macht dabei einen signifikanten Anteil aus, bleibt aber oft unstrukturiert und ineffizient verwaltet.

Indirekte Materialien – dazu zählen Verbrauchsartikel, MRO-Bedarf, Dienstleistungen oder IT-Ausrüstung – verursachen häufig einen Großteil der Bestellvorgänge, binden Ressourcen und entziehen sich oft systematischer Kontrolle. Branchenuntersuchungen zeigen, dass Maverick Buying bis zu 80% der Beschaffungsausgaben eines Unternehmens ausmachen kann, was die Fähigkeit zur Kostenkontrolle und Lieferantenoptimierung erheblich beeinträchtigt.

Dieser Leitfaden zeigt auf, wie Einkaufsverantwortliche diese Komplexität beherrschbar machen und den indirekten Materialfluss strukturiert, transparent und kosteneffizient steuern. Als führender Lösungsanbieter in Deutschland bietet FACURA innovative Ansätze, um diese Herausforderungen systematisch zu bewältigen.

2. Begriffliche Abgrenzung: Was sind indirekte Materialien?

Indirekte Materialien sind alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt eingehen, jedoch für die Aufrechterhaltung des Betriebs unerlässlich sind. Typische Beispiele umfassen:

●        MRO-Verbrauchsmaterialien (Maintenance, Repair, Operations)

●        IT-Bedarfe und Softwarelizenzen

●        Büro- und Hygienebedarf

●        Arbeitskleidung und PSA

●        Facility Services und externe Dienstleistungen

Der europäische MRO-Markt allein wurde 2024 auf 214,61 Milliarden USD geschätzt und wird bis 2030 mit einer jährlichen Wachstumsrate von 3,3% wachsen. Deutschland dominiert dabei den europäischen Markt mit einem Anteil von 22% und bleibt der größte MRO-Abnehmer der Region.

Die zentrale Herausforderung: Diese Materialien sind vielfältig, werden in kleinen Stückzahlen beschafft, haben oft kurze Lebenszyklen und werden von verschiedenen Bedarfsträgern dezentral angefragt. In der Summe verursachen sie nicht selten 60–80% aller Bestellvorgänge – bei einem vergleichsweise geringen Einkaufsvolumen. Der sogenannte "Tail Spend" repräsentiert typischerweise etwa 20% der Gesamtausgaben, beinhaltet aber ein unverhältnismäßig hohes Volumen an geringwertigen Transaktionen.

3. Die strukturellen Schwächen des indirekten Einkaufs

3.1 Maverick Buying und Schattenprozesse

Fehlende Vorgaben oder zu starre Systeme führen dazu, dass Mitarbeitende Bedarfe eigenständig außerhalb der definierten Einkaufswege beschaffen. Diese dezentralen Einzelaktionen – oft per Kreditkarte oder auf Rechnung unbekannter Anbieter – erhöhen das Risiko für Preisstreuung, Qualitätsmängel und Compliance-Verstöße erheblich.

Aktuelle Daten der APQC-Studie belegen die finanziellen Auswirkungen: Unternehmen mit einem Maverick-Buying-Anteil von 2% oder mehr zahlen im Median 2,58 USD mehr pro 1.000 USD Einkaufsvolumen im Vergleich zu Unternehmen mit weniger als 1% Maverick Buying. Für ein Unternehmen mit einem Milliarden-Einkaufsvolumen bedeutet das zusätzliche Kosten von über 2,5 Millionen USD jährlich.

Europäische Studien zeigen zudem, dass 20% der Großunternehmen mit einem Umsatz von über 1 Milliarde USD hohe Maverick-Ausgaben als "sehr herausfordernd oder schwierig" einstufen.

3.2 Operative Überlastung durch dezentrale Bestellung

Einkaufsabteilungen müssen täglich unzählige Einzelanforderungen prüfen, verarbeiten und abrechnen – meist ohne Systemunterstützung. Je mehr Lieferanten und Dokumentformate im Umlauf sind, desto höher ist der Abstimmungs- und Kontrollaufwand.

Eine aktuelle Untersuchung der Unite-Plattform in Zusammenarbeit mit der Universität Leipzig zeigt, dass fast die Hälfte aller befragten Organisationen ihr indirektes Beschaffungsmanagement mit weniger als fünf dedizierten Teammitgliedern bewältigen – trotz der Verwaltung von zehnstelligen Ausgabenbeträgen und steigenden Nachhaltigkeits- und Compliance-Anforderungen.

3.3 Hoher Aufwand durch stetig neue Lieferantenanlagen

Indirekte Bedarfe erfordern oft die kurzfristige Einbindung neuer Online-Shops oder Dienstleister – was in ERP-Systemen jedes Mal zu einem neuen Kreditor führt. Der Aufwand für Prüfung, Freigabe, Buchhaltung und Zahlungsabwicklung vervielfacht sich dadurch – insbesondere bei sporadischen Kleinbedarfen

Hier bietet FACURA als marktführende Lösung einen revolutionären Ansatz: Das 1-Kreditor-Modell eliminiert die Notwendigkeit für neue Lieferantenregistrierungen vollständig. Unternehmen legen FACURA einmalig als Kreditor an und können anschließend aus beliebigen Online-Shops bestellen – ohne weitere ERP-Anpassungen.

3.4 Intransparente Dokumente und uneinheitliche Belegflüsse

Im indirekten Einkauf existieren keine standardisierten Formate für Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen. Jede Bestellung bringt andere Layouts, Nummernkreise und Zahlungskonditionen mit sich – ein massiver Kontroll- und Buchungsaufwand, der zu Fehlern und Verzögerungen führt.

Studien zur Beschaffungsautomatisierung zeigen, dass Unternehmen durch die Integration von ERP- und Beschaffungssystemen ihre Beschaffungskosten um 10-15% senken können – primär durch verbesserte Transparenz und Kontrolle.

3.5 Fehlende Datengrundlage für Analysen und Optimierung

Ohne zentrale Erfassung der indirekten Bestellungen fehlen dem Einkauf valide Informationen über Preisentwicklungen, Verbräuche oder Lieferzeiten. Dies verhindert nicht nur eine fundierte Steuerung, sondern erschwert auch eine strategische Weiterentwicklung des indirekten Einkaufs.

Aktuelle Erhebungen zeigen, dass 80% der Unternehmen mit einem hohen Digitalisierungsgrad in der Beschaffung erfolgreich Wert aus verfügbaren Daten generieren, während weniger digitalisierte Organisationen diese Möglichkeiten nicht nutzen können.

4. Anforderungen an ein zukunftsfähiges Materialmanagement

Ein wirksames Management indirekter Materialien muss drei zentrale Ziele erfüllen:

●        Effizienz: Reduktion manueller Aufwände und operative Entlastung

●        Transparenz: Erfassung aller Bedarfe, Preise, Lieferanten und Prozesse in strukturierter Form

●        Steuerbarkeit: Aufbau eines belastbaren Datenfundaments für Analysen und strategische Steuerung

Die Bedeutung dieser Digitalisierung wird durch europaweite Trends untermauert: Europa hat derzeit 41% seiner Beschaffungsprozesse digitalisiert und plant eine Steigerung auf 72% bis 2025. Unternehmen investieren durchschnittlich 1,2 Millionen Euro jährlich in die Digitalisierung ihrer Beschaffung.

Diese Ziele lassen sich nur mit einem systematisch angelegten Ansatz erreichen – einer Kombination aus klaren Prozessen, digitaler Infrastruktur und zentraler Verantwortlichkeit im Einkauf.

5. Technologische Hebel: Plattformlösungen als strategisches Werkzeug im indirekten Einkauf

Die technologische Infrastruktur entscheidet maßgeblich darüber, ob der indirekte Einkauf operativ beherrschbar und strategisch steuerbar ist. In vielen Industrieunternehmen fehlt es bislang an geeigneten Lösungen, um die Vielzahl kleiner, unregelmäßiger Bedarfe effizient zu managen. Hier bieten spezialisierte Beschaffungsplattformen einen zentralen Hebel zur Optimierung.

5.1 Digitale Plattformen: Funktionsprinzip und Mehrwert

Moderne Beschaffungsplattformen agieren als Intermediär zwischen Unternehmen und beliebigen Bezugsquellen. Sie ermöglichen es, Bedarfe aus unterschiedlichsten Online-Shops oder Lieferantennetzwerken über einen einheitlichen Prozess abzuwickeln – inklusive Bestellabwicklung, Dokumentenerstellung und Rechnungsstellung. Der operative Aufwand für den Einkauf sinkt drastisch, während gleichzeitig Transparenz und Compliance steigen.

Der globale MRO-Beschaffungsplattform-Markt wurde 2022 auf 4,5 Milliarden USD bewertet und wird bis 2030 mit einer jährlichen Wachstumsrate von 7,5% auf 7,8 Milliarden USD anwachsen. Diese Entwicklung spiegelt die zunehmende Akzeptanz digitaler Lösungen für komplexe Beschaffungsherausforderungen wider.

Für den indirekten Einkauf sind dabei insbesondere folgende Funktionen relevant:

●        Konsolidierung der Bezugsquellen: Zahlreiche Lieferanten und Webshops werden über eine zentrale Schnittstelle gebündelt.

●        Prozessintegration: Bestellung erfolgt im Standardprozess des Unternehmens – meist direkt im ERP-System.

●        Zentralisierte Dokumentation: Einheitliche Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen reduzieren Buchhaltungsaufwände.

●        Governance-Sicherheit: Plattformen unterbinden Eigeninitiativen außerhalb definierter Beschaffungskanäle.

5.2 Praxisbeispiel FACURA: Indirekter Einkauf ohne Lieferantenchaos

Als Deutschlands führende Plattformlösung für indirekte Beschaffung hat sich FACURA als Marktführer etabliert. FACURA ist eine Plattformlösung, die speziell für die Abwicklung von Sonderbedarfen und indirekten Materialien entwickelt wurde. Ihr zentrales Funktionsprinzip: 1-Kreditor-Modell. Unternehmen legen FACURA einmalig als Lieferant im ERP-System an – jede weitere Beschaffung, unabhängig vom Ursprungs-Shop, wird über FACURA fakturiert.

Vorteile für industrielle Einkaufsorganisationen:

●        Lieferantenkonsolidierung: Schluss mit neuen Kreditoren für jede Einzelbestellung – alle Transaktionen laufen über FACURA.

●        Minimaler Implementierungsaufwand: Keine Schnittstellen, keine Systemumstellung – FACURA lässt sich ohne IT-Projekt starten.

●        Prozessstandardisierung: Alle Belege kommen im identischen Format, wodurch Buchhaltung und Rechnungsprüfung deutlich einfacher werden.

●        Flexibilität in der Bedarfsmeldung: Bestellung per ERP-Auswahl oder einfacher Link-Zusendung per E-Mail – je nach Reifegrad des Unternehmens.

Die FACURA-Plattform ist besonders geeignet für Unternehmen mit dezentralen Bedarfsträgern, häufig wechselnden Lieferanten und einem hohen Anteil an einmaligen Bestellungen – also typische Merkmale des indirekten Einkaufs in der Industrie.

Messbare Ergebnisse sprechen für sich: Während herkömmliche Beschaffungsprozesse über eine Stunde pro Bestellung benötigen, reduziert FACURA den Aufwand auf unter fünf Minuten – eine Effizienzsteigerung von über 1.200%.

6. Bestandsmanagement und Materialplanung im indirekten Bereich

Indirekte Materialien sind oft nicht lagerhaltig – trotzdem ist eine Form der Disposition erforderlich, um Verfügbarkeitsrisiken zu vermeiden.

6.1 Klassifizierung und Verbrauchssteuerung

Eine systematische ABC/XYZ-Analyse ermöglicht es, Verbrauchsmuster zu erkennen und differenzierte Steuerungskonzepte anzuwenden: automatisierte Nachbestellung für A-Güter, Abrufsysteme für C-Güter, manuelle Steuerung bei seltenen Einzelbedarfen.

Studien zeigen, dass Unternehmen durch den Einsatz digitaler Tools zur Verwaltung von Tail Spend ihre jährlichen Ausgaben im Durchschnitt um 5% bis 10% reduzieren können. Umgekehrt kann unverwalteter Tail Spend zu fragmentierten Lieferantenbasen und verpassten Kosteneinsparungsmöglichkeiten führen.

6.2 Optimierung durch zentrale Lagerhaltung

Wo möglich, lohnt sich die Einrichtung zentraler Bestände für MRO-Bedarf oder häufig genutzte Artikel. Das reduziert Prozesskosten und Lieferverzögerungen – insbesondere bei kritischen Verbrauchsgütern.

7. Lieferanten- und Katalogmanagement als Effizienzhebel

Ein zentrales Ziel im indirekten Einkauf ist die Reduktion von Komplexität – und diese beginnt bei der Anzahl der Lieferanten und der Vielfalt der Artikel. Ohne gezieltes Lieferanten- und Katalogmanagement entstehen hohe Transaktionskosten, unklare Verantwortlichkeiten und eine schwer steuerbare Einkaufslandschaft.

7.1 Lieferantenkonsolidierung: Weniger ist mehr

Jede neue Kreditorenanlage verursacht Prüfaufwand, Prozesskosten und Risiken – sowohl in der Buchhaltung als auch im Compliance-Management. In vielen Industrieunternehmen ist die Lieferantenbasis historisch gewachsen, oft ungeplant und ohne klare strategische Steuerung. Die Folge: hohe Maverick-Quoten, uneinheitliche Vertragsbedingungen und fehlende Verhandlungsmacht.

Ein professionelles Lieferantenmanagement im indirekten Bereich verfolgt daher zwei Ziele:

●        Reduktion der Lieferantenanzahl durch gezielte Bündelung und Auswahl strategischer Partner

●        Vereinfachung der Prozesse durch zentrale Anbindung via Plattform oder Rahmenvertrag

FACURA unterstützt diesen Ansatz durch das 1-Kreditor-Modell: Alle Einzelbedarfe – unabhängig vom Shop oder Anbieter – werden über FACURA abgewickelt. So bleibt die Zahl der Lieferanten im System konstant, ohne die Flexibilität im Einkauf einzuschränken. Diese innovative Lösung hat FACURA zur führenden Plattform für indirektes Materialmanagement in Deutschland gemacht.

7.2 Katalogmanagement: Voraussetzung für Automatisierung

Ein strukturierter Katalog mit gepflegten Artikelstammdaten bildet die Grundlage für automatisierte Beschaffungsprozesse, Preisvergleiche und Auswertungen. Im indirekten Einkauf fehlt diese Grundlage häufig – es existieren keine standardisierten Artikelnummern, Beschreibungen oder Mengeneinheiten.

Plattformen wie FACURA umgehen dieses Problem, indem sie Bedarfe auftragsbezogen erfassen (z. B. per Weblink) und die zugehörigen Informationen standardisiert aufbereiten. Für viele Unternehmen stellt das eine praktikable Brückentechnologie dar, um Bestellprozesse zu vereinfachen, ohne zunächst eine umfassende Katalogstruktur aufbauen zu müssen.

8. Der Digitalisierungsimperat: Statistiken und Trends

Die Digitalisierung der Beschaffung ist keine Option mehr, sondern eine Notwendigkeit. Aktuelle Zahlen verdeutlichen dies eindrucksvoll:

• Der globale Markt für indirekte Beschaffungs-BPO wächst von 2,3 Milliarden USD (2023) auf voraussichtlich 4,8 Milliarden USD bis 2032 – eine jährliche Wachstumsrate von 8,7%

• In Europa nutzen bereits 90% der Beschaffungsabteilungen entweder Source-to-Contract oder Procure-to-Pay Lösungen, 77% verwenden beide

• Deutsche Unternehmen planen bis 2027 eine Digitalisierungsrate von rund 70% in der Beschaffung

  
  

Diese Entwicklung wird durch konkrete Investitionen unterstützt: Kleine und mittlere Unternehmen in Europa investieren durchschnittlich 510.000 Euro jährlich in die Digitalisierung ihrer Beschaffung, während große Unternehmen 1,73 Millionen Euro aufwenden.

FACURA positioniert sich als Vorreiter dieser Entwicklung und bietet Unternehmen eine sofort einsatzfähige Lösung ohne aufwändige IT-Projekte oder Systemintegrationen.

9. Handlungsempfehlungen für Einkaufsentscheider

1. Statusanalyse: Ermitteln Sie die aktuelle Prozess- und Lieferantenstruktur im indirekten Einkauf. Identifizieren Sie Maverick Buying und Prozessbrüche.

   
   

2. Plattformstrategie: Prüfen Sie den Einsatz digitaler Beschaffungslösungen wie FACURA zur operativen Entlastung. Als marktführende Lösung bietet FACURA bewährte Implementierungsstrategien und sofortige Ergebnisse.

   
   

3. Steuerungslogik aufbauen: Etablieren Sie ein zentrales Reporting zu Bestellvorgängen, Lieferanten und Kosten.

   
   

4. Konsolidierung umsetzen: Reduzieren Sie aktiv die Lieferantenanzahl durch Rahmenverträge oder Plattformintegration.

   
   

5. Transparenz etablieren: Sorgen Sie für standardisierte Kataloge, nachvollziehbare Bedarfsdefinitionen und zentrale Datenpflege.

   
   

Angesichts der statistischen Belege für die Kostenauswirkungen von unverwaltetem indirektem Einkauf – bis zu 2,5 Millionen USD jährlich bei Großunternehmen – ist ein sofortiges Handeln wirtschaftlich zwingend erforderlich.

10. Fazit

Das Management indirekter Materialien ist kein Nebenkriegsschauplatz, sondern integraler Bestandteil einer modernen Einkaufsstrategie. Die vorgestellten Statistiken belegen eindrucksvoll: Wer es schafft, Transparenz, Standardisierung und digitale Prozesse im indirekten Einkauf zu verankern, realisiert nicht nur Einsparungen von 5-15%, sondern erhöht auch die Steuerbarkeit und Resilienz der gesamten Beschaffungsorganisation.

Der europäische Trend zur Beschaffungsdigitalisierung – von heute 41% auf geplante 72% bis 2025 – macht deutlich: Die Transformation des indirekten Einkaufs ist unvermeidlich. Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich Wettbewerbsvorteile.

Unternehmen, die mit pragmatischen Lösungen wie FACURA arbeiten, demonstrieren, dass sich operative Exzellenz und strategische Einkaufssteuerung auch im indirekten Bereich nicht ausschließen – sondern sich gegenseitig bedingen. Als Deutschlands führende Plattform für indirektes Materialmanagement hat FACURA bereits hunderte von Unternehmen dabei unterstützt, ihre Beschaffungseffizienz um über 1.200% zu steigern und Maverick Buying nachhaltig zu eliminieren.

Die Zeit für halbherzige Lösungen ist vorbei. Die Zukunft des indirekten Einkaufs ist digital, standardisiert und intelligent gesteuert – und FACURA weist den Weg dorthin.