Maverick Buying verhindern: 8 bewährte Strategien für Beschaffungskontrolle

1. Einleitung

Maverick Buying – also der Einkauf außerhalb festgelegter Prozesse – zählt zu den kostspieligsten Schwachstellen im indirekten Einkauf industrieller Organisationen. In vielen Unternehmen liegt der Anteil nicht-konformer Bestellungen bei über 20 % des indirekten Beschaffungsvolumens. Die Konsequenzen: steigende Prozesskosten, ungenutzte Rahmenverträge, mangelnde Ausgabenkontrolle und Risiken im Hinblick auf Compliance und Auditierbarkeit.

Besonders im Sonderbedarfsbereich, etwa bei Werkzeugen, IT-Zubehör oder Ersatzteilen, entstehen solche „wilden Bestellungen“ häufig durch Zeitdruck, Systembarrieren oder unklare Richtlinien. Dieser Artikel liefert acht erprobte Maßnahmen, wie Einkaufs- und Finanzverantwortliche Maverick Buying wirksam und nachhaltig unterbinden können – ohne die operative Effizienz zu gefährden.

Warum Maverick Buying 2025 noch teurer ist

Ungeplante Bestellungen kosten nicht nur Konditionsvorteile – sie verlängern Prozesse und erhöhen Compliance-Risiken. Laut APQC liegen die Prozesskosten bei Unternehmen mit ≥ 2,5% Maverick Spend um 16 Prozess­stunden pro Bestellung höher als bei Best-in-Class-Organisationen. Gleichzeitig verlieren Firmen im Schnitt 10 – 20% ihrer verhandelten Einsparungen durch Wildbestellungen, so Basware-Analysen.

Wichtige Statistiken zum Einfluss von Maverick Buying und zur Einführung von E-Procurement

Maverick Buying verhindern – Kurzüberblick für Entscheider

●     Maverick Buying verursacht erhebliche Kosten- und Compliance-Risiken im indirekten Einkauf, insbesondere bei Sonderbedarfen in Industrieunternehmen.

●     Spezialisierte Plattformen wie FACURA ermöglichen eine systemkonforme Beschaffung aus beliebigen Online-Shops – ohne neue Kreditoren oder IT-Aufwand.

●     Verbindliche Einkaufsrichtlinien, automatisierte Genehmigungsworkflows und integrierte Lieferantenkataloge erhöhen die Regelkonformität und Nutzerakzeptanz.

●     Regelbasierte Ausgabenkontrollen und kontinuierliches Compliance-Monitoring sichern Budgettreue und machen Regelverstöße sichtbar und steuerbar.

●     Eine starke Beschaffungsgovernance verankert Einkaufskompetenz im Unternehmen, schafft strategische Steuerungsfähigkeit und eliminiert Maverick Buying langfristig.

2. Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying bezeichnet die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen ohne Einhaltung vorgegebener Einkaufsprozesse, z. B. ohne Bestellung im ERP-System, ohne Bezug auf bestehende Lieferantenverträge oder ohne Genehmigungsfreigabe. Typisch sind Bestellungen per E-Mail, Telefon oder Kreditkarte – vorbei an Systemen, Rahmenverträgen und Einkaufsrichtlinien.

Wie E-Procurement Maverick Spend stoppt

Eine Grainger-B2B-Studie 2024 zeigt, dass 87% der befragten MRO-Einkäufer bereits E-Procurement-Tools nutzen. Unternehmen, die ihre indirekten Ausgaben vollständig digital steuern, erzielen laut Hackett-Group 30% geringere Prozesskosten und 58% kürzere Beschaffungszyklen.

ROI-Gewinne durch digitale Beschaffungstransformation

Quick-Wins für die Praxis

Hebel	Wirkung
Guided Buying & Punch-out-Kataloge	Reduzieren Maverick-Spend um bis zu 55% innerhalb von 12 Monaten
Automatisierte Freigaben	Steigern Compliance-Quote auf ≥ 90% der Transaktionen
Echtzeit-Spend-Analytics	Unternehmen mit hoher Spend-Visibility senken Gesamtausgaben um durchschnittlich 5,8%

Ursachen:

●     Unzureichende Systemintegration

●     Fehlende Benutzerfreundlichkeit im E-Procurement

●     Unklare Zuständigkeiten und Richtlinien

●     Fehlende Lieferanten für seltene Bedarfe

Folgen:

●     Höhere Preise durch fehlende Konditionenbindung

●     Erhöhte Prozesskosten durch manuelle Abwicklung

●     Mangelnde Nachvollziehbarkeit und Risiken bei Audits

●     Inkonsistenz bei Lieferantenverträgen und Zahlungsbedingungen

Das Ziel jeder wirksamen Einkaufsorganisation muss daher die konsequente Prävention von Maverick Buying durch strukturelle, systemische und prozessuale Maßnahmen sein.

Lieferanten rationalisieren statt Registrierflut

Der Wildwuchs indirekter Kreditoren erzeugt hohe Prüfkosten. Ein BME-Fallbeispiel zeigt, dass 80% weniger Rechnungen und 40 h administrative Zeitersparnis pro Monat möglich sind, wenn Firmen ihre Lieferantenbasis konsolidieren.

Lieferantenrationalisierung führt zu Effizienz und Einsparungen

Best-Practice-Schritte

1. Spend-Analyse zur Identifikation überlappender Lieferanten

2. Kategorien bündeln und Volumen verhandeln (Economies of Scale)

3. Single-Creditor-Modelle nutzen – etwa FACURA als „1-Kreditor-Gateway“ für tausende Online-Shops (siehe ursprünglichen Artikelteil)

   
   

KI-gestützte Compliance-Überwachung

• 70% der C-Level-Executives sehen Compliance-Risiken als Top-Externfaktor im Einkauf.

• Digital World-Class-Teams nutzen Gen-AI-basiertes Monitoring und erzielen 2,6-fachen ROI gegenüber traditionellen Set-ups.

  
  

Algorithmen prüfen Bestellungen gegen Rahmenverträge, schlagen günstigere Alternativen vor und sperren nicht autorisierte Lieferanten in Echtzeit.

ESG- und Reg-Fit ohne Mehraufwand

EU-Richtlinien wie CSRD und LkSG erzwingen lückenlose Lieferanten- und Spend-Transparenz. Laut Unite-Studie 2025 verwalten 40% der europäischen Unternehmen indirekten Einkauf noch mit Excel – ein Compliance-Risiko. Plattformbasierte Services liefern standardisierte CO₂-, LkSG- und Sanktions-Checks „by default“ und entlasten Fachabteilungen.

Change-Management: Akzeptanz statt Zwang

Coupa-Benchmark 2024 zeigt: Projekte scheitern selten an Technik, sondern zu 70% an mangelnder Nutzerakzeptanz. Erfolgsfaktoren:

• Klar kommunizierte Policy-Benefits (Zeit­gewinn, Self-Service)

• Role-Based UX statt One-Size-Fits-All

• Gamifizierte Schulungen mit KPI-Feedback

  
  

KPI-Cockpit: Vom Reagieren zum Steuern

Top-Kennzahlen für indirekten Einkauf 2025:

KPI	Zielwert	Nutzen
Ausgaben unter Kontrolle	≥ 80%	Höhere Verhandlungsmacht & geringere Risiken
Maverick Spend-Quote	≤ 1%	Direkte Einsparungen & Audit-Sicherheit
Drei-Wege-Übereinstimmungsrate	≥ 95%	Verhindert Preis-/Mengenabweichungen
Digitale PO-Zykluszeit	< 8 h (median)	Schnelle Versorgung, hohe Nutzerzufriedenheit

Roadmap zur nachhaltigen Beschaffungs­governance

1. Ist-Analyse: Spend-Streams, Prozesse, Systeme, Richtlinien

2. Digital Core etablieren: Beschaffungs-Suite oder Single-Creditor-Service (FACURA)

3. Supplier & Catalog Enablement: Datenqualität sichern, Konditionen konsolidieren

4. Analytics & AI skalieren: Abweichungen, Preis-Leaks, ESG-Risiken live erkennen

5. Continuous Improvement: KPI-Reviews, Policy-Refresh, Schulungen

3. Strategien zur Vermeidung von Maverick Buying

3.1. Beschaffungslösungen einsetzen, die Prozesse vereinfachen

Ansatz: 

Viele Maverick-Buying-Fälle entstehen durch pragmatische Umgehungen: Mitarbeitende beschaffen, weil der Weg über das ERP-System zu kompliziert, die Auswahl zu gering oder der Bedarf zu dringend ist. Hier setzen spezialisierte Plattformen wie FACURA an: Sie ermöglichen es, Produkte aus beliebigen Online-Shops über einen einzigen Kreditor zu beschaffen – vollständig integriert in bestehende Prozesse.

Effekte und Vorteile:

●     Operative Entlastung: Kein Lieferanten-Onboarding mehr bei Einzelbedarfen

●     Compliance-Sicherung: Bestellung erfolgt über offiziellen Prozess

●     Höhere Effizienz: 1 Kreditor, 1 Rechnung, standardisierte Dokumente

●     Niedrige Einstiegshürden: Kein Systemwechsel oder IT-Projekt erforderlich

Nutzen: 

Ein sofort nutzbarer Kanal für Sonderbedarfe, der Maverick Buying „systemisch ausschließt“, ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.

3.2. Richtlinien + Genehmigungsprozesse als operatives Rückgrat etablieren

Ansatz: 

Einkaufsrichtlinien und Genehmigungsprozesse sind keine Formalie, sondern ein zentrales Steuerungsinstrument. Ihre Wirksamkeit hängt jedoch von drei Faktoren ab: ihrer Klarheit, ihrer technischen Durchsetzbarkeit und ihrer Akzeptanz durch die Nutzer. Die Praxis zeigt: Ohne automatisierte Workflows werden Regeln schnell umgangen, ohne Schulung bleiben sie unbekannt.

Effekte und Vorteile:

●     Vermeidung ungeprüfter Ausgaben: Kein Einkauf ohne definierte Freigabe

●     Konsistenz: Einheitliche Anwendung von Regeln in allen Abteilungen

●     Transparenz: Protokollierte Freigaben und dokumentierte Entscheidungen

●     Rechts- und Audit-Sicherheit: Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge

Nutzen: 

Ein sauber orchestrierter Genehmigungsprozess mit klaren Regeln schützt nicht nur Budgets, sondern auch Verantwortliche – operativ wie rechtlich.

3.3. Lieferantenkataloge & E-Procurement-Plattformen integrieren

Ansatz: 

Wenn Bedarfsträger ihre Produkte nicht im System finden, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie extern einkaufen – auch ohne Einkaufseinbindung. Die Lösung: Integration von Lieferantenkatalogen mittels OCI/Punchout in das bestehende E-Procurement-System. So können Nutzende komfortabel aus Rahmenverträgen heraus bestellen, ohne das System zu verlassen.

Effekte und Vorteile:

●     Höhere Nutzerakzeptanz: Bekannte Shopschnittstellen innerhalb der Plattform

●     Konditionenbindung: Nutzung verhandelter Preise und Lieferbedingungen

●     Prozesssicherheit: Vollständig systemgestützte Abwicklung

●     Zeitersparnis: Schnellere Produktauswahl, kein manuelles Anfragen mehr

Nutzen: 

Ein starkes Mittel, Maverick Buying durch attraktiven Systemkomfort zu ersetzen – mit gleichzeitiger Stärkung der vertraglich definierten Lieferantenbasis.

3.4. Regelbasierte Ausgabenkontrolle einführen

Ansatz: 

Nicht jede Bestellung erfordert individuelle Prüfung – aber jede muss innerhalb definierter Rahmenbedingungen liegen. Regelbasierte Systeme sorgen dafür, dass Budgetgrenzen, Schwellenwerte und Lieferantenvorgaben systematisch geprüft und bei Abweichung automatisiert reagiert wird.

Effekte und Vorteile:

●     Schutz vor Budgetüberschreitungen: Realtime-Budgetprüfung

●     Automatisierung: Weniger manuelle Prüfungen erforderlich

●     Skalierbarkeit: Zentrale Kontrolle auch bei hohem Bestellvolumen

●     Flexibilität: Unterschiedliche Regeln je nach Warengruppe oder Abteilung

Nutzen: 

Eine technische Instanz, die unabhängig von einzelnen Personen für Kontrolle sorgt – leise, automatisch und zuverlässig.

3.5. Compliance-Monitoring institutionalisieren

Ansatz: 

Die beste Regel nützt nichts, wenn sie nicht kontrolliert wird. Compliance-Monitoring sorgt für Transparenz über Regelverstöße und erlaubt zielgerichtete Maßnahmen – sei es in Form von Schulungen, Eskalationen oder Anpassung der Prozesse. Entscheidend ist die kontinuierliche Analyse, nicht punktuelle Sanktion.

Effekte und Vorteile:

●     Frühwarnsystem: Schnelles Erkennen unerwünschter Entwicklungen

●     Objektive Steuerung: KPI-basierte Analyse statt Einzelvermutungen

●     Verantwortungszuweisung: Abweichungen lassen sich personen- oder abteilungsbezogen auswerten

●     Reputationsschutz: Nachweisbare Einhaltung von Governance-Vorgaben

Nutzen: 

Ein zentraler Hebel, um Maverick Buying nicht nur zu verhindern, sondern auch strukturell sichtbar zu machen und systematisch zurückzudrängen.

3.6. Lieferantenverträge zentralisieren und standardisieren

Ansatz: 

Ein zersplittertes Lieferantennetz ist einer der Haupttreiber von Maverick Buying. Wer für jeden Bedarf neue Anbieter nutzt, schafft Komplexität und Unsicherheit. Ziel muss es sein, strategische Lieferantenbeziehungen über Rahmenverträge zu bündeln und operativ so zu gestalten, dass neue Bedarfe nicht zu neuen Lieferanten führen.

Effekte und Vorteile:

●     Verhandlungsstärke: Höhere Volumina bei ausgewählten Partnern

●     Reduzierter Pflegeaufwand: Weniger Kreditoren, weniger Rechnungsvarianten

●     Risikominimierung: Klare Standards bei Zahlungs- und Lieferbedingungen

●     Operative Vereinfachung: Ein Ansprechpartner für viele Bedarfe

Nutzen:

Ein zentralisierter Vertragsansatz – ergänzt durch Plattformen wie FACURA – verhindert unnötige Anbieterwechsel und schafft Rechtssicherheit sowie Prozessstabilität.

3.7. Starke Beschaffungsgovernance etablieren

Ansatz: 

Ohne Governance bleiben alle Einzelmaßnahmen operativ. Eine strukturierte Beschaffungsgovernance verankert Einkaufsprinzipien im Unternehmen: organisatorisch, prozessual und kulturell. Dazu gehören eindeutige Rollenverteilungen, definierte Eskalationsmechanismen, regelmäßige Revisionen und ein konsequentes Zusammenspiel zwischen Einkauf, Controlling und Management.

Effekte und Vorteile:

●     Klare Verantwortlichkeiten: Einkauf ist Steuerer, nicht nur Umsetzer

●     Nachhaltigkeit: Regelkonformität wird zur Normalität

●     Führungssicherheit: Rückhalt des Managements für Einkaufsregeln

●     KPI-basierte Steuerung: Einkauf wird mess- und steuerbar

Nutzen: 

Die strategische Klammer, um Maverick Buying dauerhaft aus dem Unternehmen zu verdrängen – nicht durch Einzelmaßnahmen, sondern durch integriertes Denken.

4. Handlungsempfehlungen zur Vermeidung von Maverick Buying

Um Maverick Buying wirksam zu unterbinden, sollten Einkaufsverantwortliche zunächst alle operativen Einstiegspunkte schließen, die regelwidrige Bestellungen begünstigen. Dazu gehört der Einsatz pragmatischer Beschaffungslösungen wie FACURA für Sonderbedarfe, die eine systemkonforme Bestellung ermöglichen, ohne zusätzliche Kreditoren oder Umgehungspflichten zu erzeugen.

Ergänzend ist die Integration vertraglich definierter Lieferanten über OCI/Punchout-Schnittstellen ein wirkungsvoller Hebel, um die Benutzerakzeptanz systemkonformer Beschaffung zu erhöhen.

Parallel sollten verbindliche Einkaufsrichtlinien etabliert und mit automatisierten Genehmigungsworkflows technisch durchsetzbar gemacht werden. Regelbasierte Ausgabenkontrollen und systematisches Compliance-Monitoring sorgen zusätzlich dafür, dass Budgetvorgaben eingehalten und Regelverstöße frühzeitig erkannt werden.

Entscheidend für den langfristigen Erfolg ist jedoch eine klare Beschaffungsgovernance, die den Einkauf organisatorisch verankert und strategisch befähigt, die Kontrolle über indirekte Ausgaben dauerhaft zu sichern. Unternehmen, die diese Hebel kombiniert einsetzen, reduzieren nicht nur Maverick Buying signifikant – sie professionalisieren ihren indirekten Einkauf strukturell und zukunftssicher.

5. Fazit: Maverick Buying nachhaltig eindämmen

Maverick Buying ist kein Symptom individuellen Fehlverhaltens, sondern ein strukturelles Problem mit operativen, systemischen und kulturellen Ursachen. Die acht dargestellten Strategien bieten einen umsetzbaren Werkzeugkasten für Unternehmen, die ihre Beschaffungsprozesse kontrollieren und gleichzeitig effizient halten wollen.

Besonders effektiv: eine zweigleisige Vorgehensweise. Kurzfristig bieten pragmatische Lösungen wie FACURA eine sofortige Reduktion unkontrollierter Bedarfe. Langfristig schafft die Kombination aus klarer Governance, smarter Systemintegration und konsequenter Compliance-Kultur die Voraussetzungen für ein robustes Beschaffungscontrolling. Entscheider im Einkauf sind gefordert, diesen Wandel aktiv zu gestalten – datenbasiert, integriert und strategisch.