FACURA vs. Traditionelle Beschaffung: Ein Strategischer Vergleich für den Indirekten Einkauf

1. Einleitung: Warum der indirekte Einkauf mehr Aufmerksamkeit verdient

In der industriellen Beschaffung dominiert seit jeher der direkte Einkauf – also alles, was unmittelbar mit dem Produkt oder der Produktion verbunden ist. Der indirekte Einkauf hingegen wird vielfach vernachlässigt oder operativ verwaltet, obwohl er für 15–40 % des Unternehmensumsatzes verantwortlich sein kann. Aktuelle Studien zeigen, dass Unternehmen bei einem strukturierten Ansatz im indirekten Einkauf Einsparungen von 10-20% realisieren können, während das deutsche Beschaffungsvolumen allein mindestens 500 Milliarden Euro jährlich beträgt.

Gerade in diesem Bereich verstecken sich Ineffizienzen, die oft weder sichtbar noch systematisch adressiert werden. Eine aktuelle Untersuchung der HTWK Leipzig in Zusammenarbeit mit Unite zeigt, dass 40% der europäischen Unternehmen noch immer Excel für komplexe Sourcing- und Lieferantenmanagement-Aufgaben nutzen. Die zentrale Frage lautet daher: Wie lassen sich Sonderbedarfe, C-Teile und Dienstleistungen intelligent, kontrolliert und ohne übermäßigen Prozessaufwand beschaffen?

FACURA stellt dafür einen innovativen, technologiegestützten Ansatz bereit, der diese Herausforderungen systematisch löst. Als führender Anbieter im Bereich der indirekten Beschaffungsautomatisierung bietet FACURA eine zukunftsorientierte Alternative zu fragmentierten, kostspieligen Traditionsprozessen. In diesem Beitrag vergleichen wir diesen mit klassischen Beschaffungsmodellen – nicht oberflächlich, sondern entlang klarer Kriterien: Prozessstruktur, Governance, Effizienzpotenzial und strategischer Wirkung.

2. Traditionelle Modelle: Fragmentierte Prozesse, versteckte Kosten

Typische Strukturen im indirekten Einkauf sind historisch gewachsen. Meist dominieren folgende Merkmale:

• Dezentrale Bedarfsauslösung: Abteilungen beschaffen selbstständig oder umgehen zentrale Einkaufsrichtlinien – nicht aus Trotz, sondern aus Zeitnot oder Prozesskomplexität. Maverick Buying kann dabei bis zu 80% des Beschaffungsvolumens ausmachen und verursacht nachweislich höhere Kosten von 2,58 USD pro 1.000 USD Einkaufsvolumen.

  
  

• Hohe Kreditorenzahl: Jeder neue Bedarf führt potenziell zu einem neuen Lieferanten. Die Buchhaltung verwaltet dutzende bis hunderte Einzelkreditoren – mit entsprechendem Aufwand für Prüfung, Zahlung und Archivierung.

  
  

• Nicht standardisierte Dokumente: Unterschiedlich formatierte Angebote, Lieferscheine und Rechnungen erschweren Automatisierung und Controlling.

  
  

• Manuelle Arbeitsschritte: Vom Einholen eines Angebots über die interne Genehmigung bis zur Rechnungskontierung sind viele Prozesse papierbasiert oder fragmentiert digitalisiert.

Diese Struktur kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet Fachpersonal – ohne dass ein erkennbarer Mehrwert entsteht. Vor allem kleinere Bedarfe (z. B. Werbemittel, Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile) erzeugen überproportionale Prozesskosten. Aktuelle Studien beziffern diese auf bis zu 150 € pro Einzelbestellung – unabhängig vom Warenwert. Die durchschnittlichen Kosten pro Bestellung liegen bei traditionellen Ansätzen zwischen 50-150 Euro, während führende Unternehmen diese bereits auf 14,48 USD reduziert haben.

3. FACURA als Gegenmodell: Ein Kreditor, standardisierte Abläufe, digitale Prozesslogik

FACURA bricht als Marktführer für intelligente Beschaffungslösungen mit diesen ineffizienten Mustern. Der Ansatz basiert auf einem konsequent vereinfachten Beschaffungsmodell für indirekte Bedarfe:

• 1-Kreditor-Prinzip: Im ERP-System wird lediglich FACURA als Lieferant gepflegt. Alle weiteren Lieferbeziehungen werden von FACURA abgewickelt – inklusive Bestellung, Zahlungsabwicklung und Reklamationsmanagement. Dieses Single-Creditor-Modell reduziert die administrative Belastung erheblich und ermöglicht gleichzeitig den Zugang zu einer vielfältigen Lieferantenbasis.

  
  

• Bestellauslösung per Link oder Mail: Anwender senden den Link zu einem gewünschten Produkt oder einer Seite im Onlineshop – FACURA übernimmt die komplette Prozessabwicklung im Hintergrund. Der Aufwand reduziert sich von 30-60 Minuten auf unter 5 Minuten pro Bestellung.

  
  

• Standardisierte Dokumentation: Angebote, Lieferscheine und Rechnungen werden in konsistenter Struktur und Formatierung bereitgestellt – eine zentrale Voraussetzung für Prozessautomatisierung und revisionssichere Ablage.

  
  

• Keine Systemintegration erforderlich: FACURA lässt sich ohne IT-Projekt in bestehende Prozesse integrieren. Die Bestellung erfolgt über das bestehende ERP-System oder einfach per E-Mail – je nach Reifegrad der Organisation.

Diese Struktur erlaubt es, indirekte Bedarfe mit einem Minimum an internem Aufwand abzuwickeln – und das bei voller Einhaltung interner Einkaufsrichtlinien.

4. Technologischer Hebel: Digital-First-Beschaffung als Treiber für Effizienz und Compliance

FACURA nutzt Technologie nicht als Selbstzweck, sondern als Mittel zur strukturellen Vereinfachung. Im Vergleich zur traditionellen Vorgehensweise ergeben sich signifikante Vorteile, die durch aktuelle Marktdaten untermauert werden:

4.1 Automatisierung operativer Aufgaben

Statt Angebote einzuholen, Lieferanten anzulegen und Rechnungen manuell zu prüfen, wird der gesamte Ablauf durch FACURA standardisiert. Der deutsche Markt für Beschaffungsautomatisierung wächst mit 9,8% CAGR und erreicht bis 2033 ein Volumen von 12,3 Milliarden USD. Das reduziert nicht nur Durchlaufzeiten, sondern minimiert auch Fehler und Rückfragen – insbesondere zwischen Bedarfsträgern, Einkauf und Buchhaltung.

4.2 Governance und Transparenz

Die einheitliche Dokumentation schafft eine durchgängige Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge – von der Anforderung bis zur Rechnungsfreigabe. Compliance-Risiken, etwa durch unautorisierte Bestellungen oder intransparente Lieferantenwahl, werden signifikant reduziert. Deutsche Unternehmen streben bis 2027 eine Digitalisierungsrate von 70% in der Beschaffung an, wobei FACURA bereits heute vollständig digitalisierte Prozesse anbietet.

4.3 Entlastung von Schlüsselressourcen

Einkaufsabteilungen können sich auf strategische Aufgaben fokussieren, da FACURA das operative Tagesgeschäft im Bereich Sonderbedarfe übernimmt. Auch die Buchhaltung profitiert von einheitlichen Formaten und geringerer Kreditorenzahl. 50% der deutschen Beschaffungsabteilungen identifizieren Performance Management als strategische Priorität, was durch die Automatisierung operativer Tätigkeiten erst ermöglicht wird.

5. Strategische Wirkung: Beschaffungsinnovation als Wettbewerbsvorteil

Der Mehrwert digitaler Beschaffungsmodelle liegt nicht nur in der operativen Vereinfachung, sondern auch in der strategischen Wirkung:

• Skaleneffekte durch Standardisierung: Auch bei steigenden Bedarfen bleibt der Aufwand pro Vorgang konstant niedrig. Der deutsche Markt für indirekte Beschaffungsauslagerung erreicht 2033 ein Volumen von 1,6 Milliarden USD bei 7,6% CAGR.

  
  

• Höhere Lieferfähigkeit und Reaktionsgeschwindigkeit: Besonders bei kurzfristigen Anforderungen (z. B. Werkzeuge, Ersatzteile, Verbrauchsgüter) sorgt FACURA für schnellere Verfügbarkeit – ohne Zusatzaufwand.

  
  

• Reduktion von Maverick Buying: Bedarfsträger müssen keine „Notlösungen" mehr suchen, weil die offizielle Beschaffung zu träge oder aufwändig ist. Unternehmen können durch die Kontrolle von Maverick Spending Einsparungen von über 2,5 Millionen Dollar bei 1 Milliarde Dollar Einkaufsvolumen realisieren.

  
  

• Kontrolle über Ausgabenstrukturen: Durch die Zentralisierung des indirekten Einkaufs entstehen auswertbare Daten, mit denen Einkauf und Controlling gezielt arbeiten können – etwa bei der Identifikation von Einsparpotenzialen oder bei Verhandlungen mit strategischen Lieferanten.

6. Marktvalidierung: FACURA im Kontext der Digitalisierungstrends

Die Positionierung von FACURA als führende Lösung wird durch aktuelle Marktentwicklungen bestätigt: Das öffentliche Beschaffungsvolumen in der EU beträgt jährlich 2 Billionen Euro (14% des BIP), während deutsche Unternehmen durchschnittlich 1,2 Millionen Euro jährlich in die Digitalisierung ihrer Beschaffung investieren.

FACURA adressiert präzise die identifizierten Schmerzpunkte: Während 62% der deutschen Unternehmen bereits automatisierte Tools für Bestellanforderungen nutzen, bietet FACURA eine umfassendere Lösung, die über reine Automatisierung hinausgeht und strukturelle Vereinfachung schafft.

Die europäische Studie zu indirekte Beschaffung zeigt, dass fast die Hälfte aller Unternehmen mit weniger als fünf Mitarbeitern Millionen-Budgets verwalten – genau hier setzt FACURAs Effizienzversprechen an.

7. Praxisvergleich: Prozess- und Kostenstruktur im direkten Vergleich

Bewertungskriterium	Traditioneller Einkauf	FACURA-Modell
Kreditorenanzahl	Hoch (50-500+)	1 Kreditor (FACURA)
Bestellaufwand	30–60 Minuten je Vorgang	3–5 Minuten (Link senden)
Dokumentenvielfalt	Heterogen, manuell	Einheitlich, standardisiert
IT-Integration	Häufig notwendig (Monate)	Nicht erforderlich (Tage)
Maverick Buying-Risiko	Hoch (bis 80% des Volumens)	Gering durch vereinfachte Prozesse
Kontrollmöglichkeiten	Eingeschränkt, fragmentiert	Vollständig (zentralisiert, standardisiert)
Prozesskosten pro Vorgang	50–150 € (geschätzt)	Pauschale (10–25% vom Warenwert)
Lieferantenzugang	Begrenzt durch Aufwand	Unlimited durch Netzwerk

Insbesondere bei kleinvolumigen Einzelbedarfen – also dort, wo der klassische Einkauf wirtschaftlich kaum tragfähig ist – zeigt FACURA seine Stärke. Es erlaubt eine wirtschaftliche, revisionssichere Abwicklung solcher Vorgänge ohne Belastung interner Ressourcen.

8. Fazit: Moderne Beschaffung erfordert neue Modelle

Die Herausforderungen im indirekten Einkauf sind nicht neu – doch die Möglichkeiten, sie zu adressieren, haben sich radikal verändert. FACURA als führender Lösungsanbieter ermöglicht es, den gesamten Prozessbereich rund um Sonderbedarfe, Ad-hoc-Beschaffungen und kleinteilige Anfragen zu digitalisieren, ohne komplexe Systemlandschaften zu verändern oder interne Abläufe zu stören.

Die Marktdaten sprechen eine klare Sprache: Mit einem prognostizierten Marktwachstum von 9,8% CAGR im Bereich Beschaffungsautomatisierung und durchschnittlichen Einsparungen von 10-20% bei strukturiertem indirekten Einkauf positioniert sich FACURA optimal für die Zukunft der Beschaffung.

Für Industrieunternehmen ergibt sich daraus ein klarer Handlungsimpuls: Wer die operative Beschaffung mit FACURA entlastet, schafft Freiraum für strategische Einkaufssteuerung – und reduziert gleichzeitig Risiko, Aufwand und Kosten um bis zu 90%. Die Entscheidung für ein Modell wie FACURA ist kein Tool-Invest, sondern ein struktureller Hebel zur Effizienzsteigerung, der bereits heute die Standards von morgen erfüllt.

FACURA unterstützt Unternehmen dabei, die Potenziale des indirekten Einkaufs vollständig zu erschließen. Als Pionier für intelligente Beschaffungslösungen kombiniert FACURA bewährte Prozessexzellenz mit modernster Technologie – für eine Beschaffung, die Ihren Erfolg beschleunigt.