So verbessern Sie die Transparenz in der Beschaffung

Die Beschaffung ist für CFOs und Einkaufsleiter oft ein Bereich mit wenig Sichtbarkeit – besonders im indirekten Einkauf. Doch fehlende Transparenz birgt Risiken: unkontrollierte Ausgaben, Prozessbrüche, ineffiziente Abläufe. In diesem Artikel zeigen wir, wie Sie mit strukturierten Prozessen, klaren Schnittstellen und der richtigen Unterstützung mehr Kontrolle und Effizienz schaffen können.

Das Wichtigste in Kürze: Transparenz in der Beschaffung

Intransparente Beschaffung führt zu Mehraufwand, Risiken und versteckten Kosten.
CFOs profitieren von klaren Prozessen, standardisierten Dokumenten und zentralen Verantwortlichkeiten.

Tools wie FACURA helfen, Sonderbedarfe effizient und kontrolliert abzuwickeln – ohne Systemumstellung.

Warum ist Transparenz in der Beschaffung für CFOs entscheidend?

Transparenz ist mehr als nur ein Schlagwort – sie ist die Grundlage für Kontrolle, Steuerung und Risikominimierung im Einkauf. Besonders im indirekten Einkauf, also bei Sonderbedarfen, C-Teilen oder einmaligen Bestellungen, fehlt häufig der Überblick.

Für CFOs bedeutet das konkret:

Bessere Budgetkontrolle: Transparente Bestellprozesse ermöglichen eine präzisere Budgetplanung und Kostenverfolgung.
Reduziertes Risiko: Je klarer die Abläufe dokumentiert sind, desto geringer ist das Risiko von Compliance-Verstößen oder ungeprüften Ausgaben.
Strategische Steuerung: Nur wer weiß, was beschafft wird, kann Einsparpotenziale erkennen und Hebel aktivieren.

Typische Ursachen für Intransparenz im Einkauf

Viele Unternehmen kämpfen mit ähnlichen strukturellen Problemen – oft historisch gewachsen, selten bewusst etabliert:

Maverick Buying: Mitarbeiter bestellen eigenständig und außerhalb des Prozesses – oft aus Zeitdruck oder Bequemlichkeit.
Zersplitterte Kreditorenstruktur: Jede Sonderbeschaffung führt zu neuen Lieferanten – das erschwert Kontrolle und erzeugt Zusatzaufwand in Buchhaltung und Controlling.
Medienbrüche: Wenn Bestellungen per E-Mail, Fax oder Telefon erfolgen, gehen Informationen verloren – von Nachverfolgbarkeit keine Spur.
Fehlende Standardisierung: Unterschiedliche Dokumente, Formate und Zuständigkeiten sorgen für Intransparenz und Missverständnisse.

Maßnahmen für mehr Transparenz – pragmatisch & skalierbar

CFOs müssen keine Großprojekte starten, um die Kontrolle im Einkauf zu erhöhen. Schon wenige strukturierte Schritte machen einen spürbaren Unterschied:

1. Prozesse vereinheitlichen

Einheitliche Workflows für alle indirekten Bestellungen
Klar definierte Rollen und Freigabeprozesse

2. Dokumente standardisieren

Einheitliche Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen
Automatisierbare Prüfprozesse durch gleichbleibende Formate

3. Zentrale Steuerung ermöglichen

Bündelung der Beschaffung über wenige Schnittstellen oder Partner
Vermeidung von Medienbrüchen durch digitale Übergabe

4. Externe Dienstleister einbinden

Einkaufsdienstleister wie FACURA integrieren sich nahtlos in bestehende Prozesse und übernehmen die operative Abwicklung – bei voller Kostenkontrolle.

Wie FACURA CFOs bei transparenter Beschaffung unterstützt

FACURA ist spezialisiert auf die strukturierte Abwicklung von Sonderbedarfen – dem Bereich, in dem Transparenz besonders schwer herzustellen ist.

Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:

1-Kreditor-Modell: Unabhängig davon, wo bestellt wird – FACURA wird im ERP-System als einziger Kreditor hinterlegt. Ergebnis: Weniger Kreditoren, mehr Übersicht.
Jeder Online-Shop, ein Prozess: Sie schicken nur den Link zum gewünschten Artikel – FACURA übernimmt Bestellung, Dokumentation und Lieferung.
Standardisierte Unterlagen: Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine kommen immer im gleichen Format.
Nahtlose Integration ohne Aufwand: Keine IT-Schnittstellen, keine Zusatzsoftware – alles läuft über bestehende Prozesse.
Volle Kostenkontrolle: Transparente Bearbeitungspauschalen, keine Fixkosten, keine Abos.

Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Produktionsunternehmen reduzierte die Anzahl aktiver Kreditoren im indirekten Einkauf von 280 auf 1 – durch den Einsatz von FACURA.

Fazit: Weniger Aufwand, mehr Kontrolle für CFOs

Für CFOs, die mehr Transparenz in der Beschaffung erreichen wollen, ist der indirekte Einkauf der Hebel mit dem größten Potenzial – und zugleich der größte blinde Fleck.

Die wichtigsten Erkenntnisse:

Transparenz beginnt mit klaren Prozessen – besonders bei Sonderbedarfen.
Medienbrüche und Maverick Buying lassen sich mit überschaubarem Aufwand eindämmen.
Einkaufsdienstleister wie FACURA bieten eine schnelle, skalierbare Lösung – ohne Implementierungsaufwand.