Maverick Buying: Was es ist und wie Sie es verhindern

Der Begriff Maverick Buying bezeichnet eine unkontrollierte Beschaffungsaktivität in Unternehmen, die außerhalb der festgelegten Einkaufsrichtlinien stattfindet. Dieses Phänomen ist auch unter dem Begriff "wilder Einkauf" bekannt und kann zu erheblichen Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsverlusten führen. Maverick Buying findet statt, wenn Mitarbeiter – meist ohne böswillige Absichten – Waren oder Dienstleistungen selbstständig, ohne Rücksprache mit der Einkaufsabteilung oder entgegen der Unternehmenspolitik beschaffen.

In diesem Blogpost beleuchten wir, warum Maverick Buying ein Problem für Unternehmen darstellt und wie Sie es zukünftig identifizieren und effektiv verhindern können.

Die erschreckenden Zahlen: Maverick Buying in Deutschland und weltweit

Bevor wir tiefer in die Problematik einsteigen, sollten Sie die Dimension des Problems verstehen. Eine aktuelle Studie der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig zeigt, dass die Maverick Buying Quote in Deutschland bei durchschnittlich 25,6 Prozent liegt. Das bedeutet, dass mehr als ein Viertel aller Bestellungen ohne Einbindung des Einkaufs getätigt werden.

Global betrachtet ist die Situation noch dramatischer: Branchenstudien zeigen, dass Maverick Buying bis zu 80 Prozent des gesamten Beschaffungsvolumens eines Unternehmens ausmachen kann. Besonders bei indirekten Beschaffungen liegt der Off-Contract-Anteil bei durchschnittlich 29 Prozent, was erhebliche Kostensteigerungen zur Folge hat.

Die finanziellen Auswirkungen sind beträchtlich: Für jeden Euro, der außerhalb von Verträgen ausgegeben wird, entstehen durchschnittlich 12 bis 18 Prozent zusätzliche Kosten. Bei großen Unternehmen sehen 20 Prozent der Führungskräfte Maverick Spending als sehr herausforderndes oder schwieriges Problem.

Was sind Ursachen für Maverick Buying?

Maverick Buying kann unterschiedliche Ursachen haben. Die Wurzel des Problems liegt meist in fehlerhaften Unternehmensprozessen und Fehlverhalten von Mitarbeitern. Zu den häufigsten Gründen gehören:

Unklare Kommunikation und Genehmigungsprozesse

Wenn die Kommunikation innerhalb des Unternehmens unzureichend ist oder die Genehmigungsprozesse nicht klar definiert sind, kann dies zu Missverständnissen führen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Mitarbeiter eigenständig handeln.

Fehlende Überwachung und Kontrolle

Nur wenn es an effektiven Überwachungs- und Kontrollmechanismen fehlt, können Mitarbeiter unbeobachtet handeln und Maverick Buying praktizieren, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.

Mangelnde Kenntnis der Richtlinien

Die Mitarbeiter sind möglicherweise nicht ausreichend über bestehende Verträge oder Einkaufsrichtlinien informiert oder verstehen diese nicht vollständig. Diese Unkenntnis führt oftmals zu unbeabsichtigten Verstößen gegen die festgelegten Verfahren.

Zeitdruck und Dringlichkeit

In Situationen, in denen schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen oder außerordentlicher Zeitdruck herrscht, könnten Mitarbeiter geneigt sein, eigene Entscheidungen zu treffen statt Prozesse zu befolgen und auf die Einkaufsabteilung zu warten.

Persönliche Präferenzen oder Bequemlichkeit

Einige Mitarbeiter könnten aus persönlichen Vorlieben oder Bequemlichkeit heraus dazu neigen, ihre eigenen Beschaffungswege zu wählen, anstatt sich an die etablierten Richtlinien zu halten. Auch zwischenmenschliche Beziehungen könnten zu einem falschen Verhalten führen, indem Mitarbeiter beispielsweise bevorzugt bei Freunden oder Verwandten, statt bei den festgelegten Lieferanten zu bestellen.

Erweiterte Ursachenanalyse: Warum Maverick Buying besonders in deutschen Unternehmen auftritt

Komplexe Compliance-Landschaft im deutschen Mittelstand

Eine besondere Herausforderung stellt die Compliance-Situation in deutschen mittelständischen Unternehmen dar. Laut einer Studie der Einkaufsberatung Kloepfel Consulting sehen 71,5 Prozent der befragten Manager Risiken durch Verstöße gegen Gesetze und Richtlinien im Einkauf. Trotz dieses hohen Problembewusstseins haben 75 Prozent aller Unternehmen bis 200 Mitarbeiter überhaupt keinen Compliance-Verantwortlichen.

Digitalisierungsrückstand als Katalysator

Der Digitalisierungsrückstand vieler deutscher Unternehmen verstärkt das Maverick Buying Problem erheblich. Während international führende Unternehmen bereits 70 Prozent ihrer Beschaffungsprozesse automatisiert haben, hinken viele deutsche Betriebe noch hinterher. Dies führt zu umständlichen, manuellen Prozessen, die Mitarbeiter dazu verleiten, diese zu umgehen.

Was sind die Risiken von Maverick Buying?

Die negativen Folgen von Maverick Buying können vielseitig sein. In erster Linie führt es zu einer Zersplitterung des Einkaufsvolumens über verschiedene Kanäle und Lieferanten. Dadurch werden die Einkaufsprozesse ineffizienter und es fehlt eine zentralisierte Kontrolle über die Beschaffung. Dies wiederum beeinflusst die Kosteneffizienz des Unternehmens sowie deren Stakeholder-Beziehungen (zum Beispiel zu Kunden oder bisherigen Lieferanten). Die wesentlichen Risiken sind folgende:

Finanzielle Verluste

Unbeaufsichtigte Mitarbeiterbestellungen können rasch zu einem Kostenanstieg führen, wenn diese beispielsweise teurere Lieferanten wählen oder Mengenrabatte, die bei zentralisierter Beschaffung möglich wären, nicht in Anspruch nehmen. Auch die Vorteile aus bestehenden Rahmenverträge bleiben somit ungenutzt.

Risiko von Fehlkäufen

Maverick Buying erhöht das Risiko von Fehlkäufen, da die Mitarbeiter der Fachabteilungen möglicherweise Produkte oder Dienstleistungen erwerben, die nicht den Qualitäts- oder Leistungsstandards des Unternehmens entsprechen.

Reputationsschäden und Kundenabwanderung

In diesem Zusammenhang ist eine Qualitätsprüfung von enormer Bedeutung. Schlechte Produktqualität oder Serviceleistungen wirken sich schnell negativ auf die Kundenbeziehungen aus und führen zu Reputationsschäden.

Compliance-Risiken

Durch unkontrollierte Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen gegen interne Richtlinien oder externe Vorschriften verstoßen. Dies kann rechtliche Probleme, Geldstrafen oder Reputationsschäden zur Folge haben.

Zusätzliche versteckte Kosten und Risiken

Administrative Mehrbelastung

Maverick Buying verursacht oft übersehene administrative Kosten. Jede außerplanmäßige Bestellung erfordert zusätzliche Bearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung, führt zu Abstimmungsproblemen und erhöht den manuellen Aufwand erheblich. Studien zeigen, dass diese versteckten Prozesskosten das ursprüngliche Einsparpotenzial häufig zunichte machen.

Schwächung der Lieferantenbeziehungen

Wenn Unternehmen ihre Rahmenverträge nicht konsequent nutzen, schwächt das die Position gegenüber strategischen Lieferanten. Diese können weniger geneigt sein, Sonderkonditionen oder Innovationspartnerschaften anzubieten, wenn das vertraglich zugesicherte Volumen nicht erreicht wird.

IT-Security und Datenschutzrisiken

Maverick Buying kann auch IT-Sicherheitsrisiken bergen, insbesondere wenn Mitarbeiter Software-Lösungen oder Cloud-Services eigenständig beschaffen. Dies kann zu Datenschutzverletzungen und Compliance-Verstößen führen, die rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.

Wie kann Maverick Buying verhindert werden?

Maverick Buying zu erkennen ist nicht immer einfach. Vor allem in größeren Unternehmen kann einige Zeit verstreichen, bis Unregelmäßigkeiten erkannt werden. Indem Unternehmen proaktiv Maßnahmen zur Erkennung und Prävention von Maverick Buying ergreifen, können die finanzielle Stabilität, Effizienz und Compliance der Beschaffungsprozesse verbessert werden. Effektive Präventionsmaßnahmen sind beispielsweise folgende:

Detaillierte Analyse und Kontrolle der Beschaffungsprozesse

Unternehmen sollten ihre Beschaffungsprozesse und Ausgaben sorgfältig überprüfen und regelmäßig auf Anzeichen von Maverick Buying untersuchen. Dazu gehören abweichende Bestellprozesse, fehlende Genehmigungen und Dokumentationen sowie Unregelmäßigkeiten in der Rechnungsstellung. Die Implementierung von Kontrollmechanismen und Genehmigungsprozessen kann zudem dabei helfen, Maverick Buying frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.

Festlegung klarer Einkaufsrichtlinien

Es müssen klare Richtlinien und Verfahren für die Beschaffung festgelegt und etabliert werden. Gleichzeitig gilt es sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten. Durch die Vereinfachung und Automatisierung von Einkaufsprozessen wird es für alle Fachabteilungen und Mitarbeiter unkomplizierter, die Unternehmenspolitiken einzuhalten.

Schulungen und Sensibilisierung

Oftmals ist Unkenntnis die Ursache für ein chaotisches Einkaufsverhalten. Eine offene Kommunikation mit Mitarbeitern und das Einholen von Feedback können helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu adressieren. Schulungen für Mitarbeiter über die Bedeutung von konformem Einkaufsverhalten und die Auswirkungen von Maverick Buying können dazu beitragen, das Bewusstsein zu schärfen und die Einhaltung der Richtlinien zu fördern. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter daher zwingend auch über bestehende Einkaufsprozesse, Rahmenverträge oder interne Vorgaben.

Moderne Präventionsstrategien: Der digitale Ansatz

Digitalisierung als Schlüssel zur Lösung

Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse ist eine der effektivsten Methoden zur Bekämpfung von Maverick Buying. Unternehmen, die digitale Beschaffungslösungen implementieren, können ihre Beschaffungskosten um bis zu 30 Prozent senken und die Effizienz um 40 Prozent steigern. Die Automatisierung eliminiert viele der Reibungspunkte, die Mitarbeiter dazu verleiten, offizielle Prozesse zu umgehen.

Real-Time Spend Analytics

Moderne Spend-Analytics-Tools können Maverick Buying in Echtzeit identifizieren und Unternehmen dabei helfen, Einsparmöglichkeiten 3 bis 5 Mal schneller zu erkennen als mit traditionellen Methoden. Diese Systeme analysieren Ausgabenmuster automatisch und alarmieren das Procurement-Team bei Abweichungen von festgelegten Richtlinien.

E-Procurement Plattformen

E-Procurement-Systeme reduzieren Transaktionskosten um bis zu 80 Prozent und können bis zu 70 Prozent der Beschaffungsprozesse automatisieren. Durch benutzerfreundliche Kataloge und vereinfachte Bestellprozesse wird die Versuchung für Maverick Buying erheblich reduziert.

Strategisches Lieferantenmanagement zur Maverick Buying-Prävention

Supplier Relationship Management (SRM) als Präventionsinstrument

Ein strategisches Lieferantenmanagement kann Maverick Buying erheblich reduzieren. Durch den Aufbau starker Lieferantenbeziehungen und die Bereitstellung attraktiver, leicht zugänglicher Kataloge reduzieren Unternehmen den Anreiz für wilde Einkäufe. Studien zeigen, dass strategische Lieferantenbeziehungen die Verhandlungsergebnisse um 15 bis 25 Prozent verbessern können.

Lieferantenkonsolidierung

Durch die Reduzierung der Anzahl aktiver Lieferanten und die Konzentration auf strategische Partner können Unternehmen bessere Konditionen aushandeln und gleichzeitig die Komplexität reduzieren. Dies macht es für Mitarbeiter einfacher, die richtigen Lieferanten zu finden und zu nutzen.

Performance-basierte Anreizsysteme

Die Implementierung von KPI-basierten Bewertungssystemen für Abteilungen kann dazu beitragen, Compliance-konformes Verhalten zu fördern. Abteilungen, die konsistent die Einkaufsrichtlinien befolgen, können durch entsprechende Anreize belohnt werden.

Compliance und rechtliche Aspekte

Regulatorische Anforderungen in Deutschland

Deutsche Unternehmen stehen unter zunehmendem Druck, Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) und andere Regulierungen machen es für Unternehmen noch wichtiger, ihre Beschaffungsprozesse transparent und kontrolliert zu gestalten. Verstöße können Bußgelder von bis zu 8 Millionen Euro oder 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes zur Folge haben.

Aufbau einer Compliance-Kultur

Der Aufbau einer starken Compliance-Kultur beginnt an der Spitze des Unternehmens. Führungskräfte müssen die Wichtigkeit von regelkonformem Einkaufsverhalten vorleben und kommunizieren. Ohne diese "Top-down"-Unterstützung bleiben auch die besten technischen Lösungen wirkungslos.

Erfolgsmessung und kontinuierliche Verbesserung

Key Performance Indicators (KPIs) für Maverick Buying

Um den Erfolg von Anti-Maverick-Buying-Maßnahmen zu messen, sollten Unternehmen spezifische KPIs etablieren:

• Contract Compliance Rate: Zielwert sollte bei über 90 Prozent liegen

• Spend Under Management: Anteil der vom Einkauf kontrollierten Ausgaben

• Supplier Consolidation Ratio: Reduzierung der Lieferantenanzahl

• Process Compliance Score: Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien

Kontinuierliches Monitoring

Aberdeen Strategy & Research zeigt, dass regelkonforme Einkäufe im Durchschnitt 22 Prozent Kosteneinsparungen gegenüber nicht-regelkonformen Einkäufen erzielen. Diese Zahlen unterstreichen die Wichtigkeit eines kontinuierlichen Monitorings und der stetigen Optimierung der Beschaffungsprozesse.

Nutzen Sie FACURA!

Die einfachste und schnellste Möglichkeit für Sie, um Maverick Buying zu vermeiden und Ihren Einkaufsprozess zu professionalisieren ist die Nutzung von FACURA. Mit FACURA schaffen Sie Transparenz und sorgen dafür, dass Ihre Fachabteilungen stets den Überblick über das Einkaufsvolumen behalten. So vermeiden Sie Maverick Buying und bewirken gleichzeitig eine erhebliche Reduktion von Arbeitsaufwand und Prozesskosten.

Vermeiden Sie Maverick Buying mit FACURA

Legen Sie FACURA einmalig und vollkommen ohne Schnittstellen oder Integrationen in Ihrem ERP-System als Lieferant an und generieren Sie Ihre Bestellungen zukünftig übersichtlich und unkompliziert als Sammelbestellung – zu besten Konditionen.

Die Vorteile mit FACURA für Ihre internen Abteilungen sind vielfältig.

Durch einheitliche Bestellungen müssen Sie zukünftig nicht ständig neue Lieferanten oder separate Lieferanten für Einzelbestellungen mehr anlegen. Ebenso entfällt der aufwendige Prozess des Abstimmens oder Suchens nach alternativen Lieferanten.

Weiterhin vermeiden Sie mit FACURA Eigenbelege und bestellen stets im Einklang mit Ihrem Einkaufsprozess. Sie müssen sich also keine Sorgen mehr machen über Bestellungen ohne Rechnung oder Privatausgaben. Mit FACURA werden alle Bestellungen ausnahmslos mit einer gültigen Rechnung getätigt. Dank standardisierter Rechnungen für Ihre Bestellungen in Online-Shops wird der Einkaufsprozess weiter vereinfacht.

Fazit

Maverick Buying ist ein komplexes Problem, das sowohl technische als auch kulturelle Lösungsansätze erfordert. Die Kombination aus digitalen Tools, klaren Prozessen, strategischem Lieferantenmanagement und einer starken Compliance-Kultur ist der Schlüssel zum Erfolg.

Unternehmen, die proaktiv gegen Maverick Buying vorgehen, können nicht nur erhebliche Kosteneinsparungen realisieren, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig stärken. In einer Zeit, in der jeder Euro zählt, können sich Unternehmen wilde Einkäufe schlichtweg nicht mehr leisten.

Die Investition in moderne Beschaffungslösungen wie FACURA zahlt sich nicht nur durch direkte Kosteneinsparungen aus, sondern schafft auch die Grundlage für eine zukunftssichere, digitale Beschaffungsstrategie. Der erste Schritt ist oft der wichtigste – beginnen Sie noch heute mit der Analyse Ihrer Beschaffungsprozesse und identifizieren Sie Bereiche mit Maverick Buying-Risiko.