Der Begriff Maverick Buying bezeichnet eine unkontrollierte Beschaffungsaktivität in Unternehmen, die außerhalb der festgelegten Einkaufsrichtlinien stattfindet. Dieses Phänomen ist auch unter dem Begriff "wilder Einkauf" bekannt und kann zu erheblichen Effizienz- und Wirtschaftlichkeitsverlusten führen. Maverick Buying findet statt, wenn Mitarbeiter – meist ohne böswillige Absichten – Waren oder Dienstleistungen selbstständig, ohne Rücksprache mit der Einkaufsabteilung oder entgegen der Unternehmenspolitik beschaffen.
In diesem Blogpost beleuchten wir, warum Maverick Buying ein Problem für Unternehmen darstellt und wie Sie es zukünftig identifizieren und effektiv verhindern können.
Was sind Ursachen für Maverick Buying?
Maverick Buying kann unterschiedliche Ursachen haben. Die Wurzel des Problems liegt meist in fehlerhaften Unternehmensprozessen und Fehlverhalten von Mitarbeitern. Zu den häufigsten Gründen gehören:
Unklare Kommunikation und Genehmigungsprozesse
Wenn die Kommunikation innerhalb des Unternehmens unzureichend ist oder die Genehmigungsprozesse nicht klar definiert sind, kann dies zu Missverständnissen führen und die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Mitarbeiter eigenständig handeln.
Fehlende Überwachung und Kontrolle
Nur wenn es an effektiven Überwachungs- und Kontrollmechanismen fehlt, können Mitarbeiter unbeobachtet handeln und Maverick Buying praktizieren, ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.
Mangelnde Kenntnis der Richtlinien
Die Mitarbeiter sind möglicherweise nicht ausreichend über bestehende Verträge oder Einkaufsrichtlinien informiert oder verstehen diese nicht vollständig. Diese Unkenntnis führt oftmals zu unbeabsichtigten Verstößen gegen die festgelegten Verfahren.
Zeitdruck und Dringlichkeit
In Situationen, in denen schnelle Entscheidungen getroffen werden müssen oder außerordentlicher Zeitdruck herrscht, könnten Mitarbeiter geneigt sein, eigene Entscheidungen zu treffen statt Prozesse zu befolgen und auf die Einkaufsabteilung zu warten.
Persönliche Präferenzen oder Bequemlichkeit
Einige Mitarbeiter könnten aus persönlichen Vorlieben oder Bequemlichkeit heraus dazu neigen, ihre eigenen Beschaffungswege zu wählen, anstatt sich an die etablierten Richtlinien zu halten. Auch zwischenmenschliche Beziehungen könnten zu einem falschen Verhalten führen, indem Mitarbeiter beispielsweise bevorzugt bei Freunden oder Verwandten, statt bei den festgelegten Lieferanten zu bestellen.
Was sind die Risiken von Maverick Buying?
Die negativen Folgen von Maverick Buying können vielseitig sein. In erster Linie führt es zu einer Zersplitterung des Einkaufsvolumens über verschiedene Kanäle und Lieferanten. Dadurch werden die Einkaufsprozesse ineffizienter und es fehlt eine zentralisierte Kontrolle über die Beschaffung. Dies wiederum beeinflusst die Kosteneffizienz des Unternehmens sowie deren Stakeholder-Beziehungen (zum Beispiel zu Kunden oder bisherigen Lieferanten). Die wesentlichen Risiken sind folgende:
Finanzielle Verluste
Unbeaufsichtigte Mitarbeiterbestellungen können rasch zu einem Kostenanstieg führen, wenn diese beispielsweise teurere Lieferanten wählen oder Mengenrabatte, die bei zentralisierter Beschaffung möglich wären, nicht in Anspruch nehmen. Auch die Vorteile aus bestehenden Rahmenverträge bleiben somit ungenutzt.
Risiko von Fehlkäufen
Maverick Buying erhöht das Risiko von Fehlkäufen, da die Mitarbeiter der Fachabteilungen möglicherweise Produkte oder Dienstleistungen erwerben, die nicht den Qualitäts- oder Leistungsstandards des Unternehmens entsprechen.
Reputationsschäden und Kundenabwanderung
In diesem Zusammenhang ist eine Qualitätsprüfung von enormer Bedeutung. Schlechte Produktqualität oder Serviceleistungen wirken sich schnell negativ auf die Kundenbeziehungen aus und führen zu Reputationsschäden.
Compliance-Risiken
Durch unkontrollierte Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen gegen interne Richtlinien oder externe Vorschriften verstoßen. Dies kann rechtliche Probleme, Geldstrafen oder Reputationsschäden zur Folge haben.
Wie kann Maverick Buying verhindert werden?
Maverick Buying zu erkennen ist nicht immer einfach. Vor allem in größeren Unternehmen kann einige Zeit verstreichen, bis Unregelmäßigkeiten erkannt werden. Indem Unternehmen proaktiv Maßnahmen zur Erkennung und Prävention von Maverick Buying ergreifen, können die finanzielle Stabilität, Effizienz und Compliance der Beschaffungsprozesse verbessert werden. Effektive Präventionsmaßnahmen sind beispielsweise folgende:
Detaillierte Analyse und Kontrolle der Beschaffungsprozesse
Unternehmen sollten ihre Beschaffungsprozesse und Ausgaben sorgfältig überprüfen und regelmäßig auf Anzeichen von Maverick Buying untersuchen. Dazu gehören abweichende Bestellprozesse, fehlende Genehmigungen und Dokumentationen sowie Unregelmäßigkeiten in der Rechnungsstellung. Die Implementierung von Kontrollmechanismen und Genehmigungsprozessen kann zudem dabei helfen, Maverick Buying frühzeitig zu erkennen und zu verhindern.
Festlegung klarer Einkaufsrichtlinien
Es müssen klare Richtlinien und Verfahren für die Beschaffung festgelegt und etabliert werden. Gleichzeitig gilt es sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter diese verstehen und einhalten. Durch die Vereinfachung und Automatisierung von Einkaufsprozessen wird es für alle Fachabteilungen und Mitarbeiter unkomplizierter, die Unternehmenspolitiken einzuhalten.
Schulungen und Sensibilisierung
Oftmals ist Unkenntnis die Ursache für ein chaotisches Einkaufsverhalten. Eine offene Kommunikation mit Mitarbeitern und das Einholen von Feedback können helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu adressieren. Schulungen für Mitarbeiter über die Bedeutung von konformem Einkaufsverhalten und die Auswirkungen von Maverick Buying können dazu beitragen, das Bewusstsein zu schärfen und die Einhaltung der Richtlinien zu fördern. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter daher zwingend auch über bestehende Einkaufsprozesse, Rahmenverträge oder interne Vorgaben.
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Fazit
Es ist von entscheidender Bedeutung, Maverick Buying in Unternehmen zu verhindern. Ein unkontrolliertes Beschaffungsverhalten kann zu erheblichen finanziellen Verlusten, ineffizienten Prozessen und Compliance-Risiken führen. Zudem besteht das Risiko von Fehlkäufen und einer Beeinträchtigung der Qualität, was rasch zu Kundenabwanderung und einem negativen Markenimage führen kann.
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