In der heutigen globalisierten Wirtschaftswelt ist der Einkauf ein zentraler Bestandteil für den Erfolg eines Unternehmens. Er muss sorgfältig gesteuert, kalkuliert und umgesetzt werden. Unternehmen stehen dabei vor ständig wachsenden Herausforderungen, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Sowohl die des direkten als auch die des indirekten Einkaufs. Dabei kommt dem Einkauf indirekten Materials (C-Material) häufig nur eine untergeordnete Aufmerksamkeit zu. Zu Unrecht – denn auch beim indirekten Einkauf bieten sich den Unternehmen enorme Potenziale.
In diesem Blogbeitrag werden wir den indirekten Einkauf genauer unter die Lupe nehmen und erklären, was es mit direktem und indirektem Material bzw. direktem und indirektem Bedarf auf sich hat, welche Herausforderungen bestehen und wie die indirekte Beschaffung optimiert werden kann.
Definition: Was sind direkte und indirekte Einkäufe?
Dem Einkauf kommt in den Unternehmen eine gewichtige Rolle zu. Hier gilt es zwischen direktem und indirektem Einkauf sowie direktem und indirektem Bedarf zu unterscheiden.
Was ist direktes Material?
Bevor wir über den Einkauf indirekten Materials sprechen, sollten wir sein Pendant zu betrachten. Das direkte Material bezieht sich auf Ressourcen, die unmittelbar in die Herstellung eines Endprodukts eingehen oder direkt für die Bereitstellung einer Dienstleistung verwendet werden. Diese Materialien sind integraler Bestandteil des Endprodukts oder der Dienstleistung.
Was ist direkter Einkauf?
Der direkte Einkauf bezeichnet die Beschaffung von direktem Material. Er zielt darauf ab, die Kosten zu optimieren, die Qualität der gelieferten Materialien sicherzustellen und die Lieferkette effizient zu gestalten, um die reibungslose Produktion zu gewährleisten. Unternehmen setzen oft auf langfristige Beziehungen mit Lieferanten im direkten Einkauf, um eine stabile Versorgung und günstige Konditionen zu sichern.
Direkter Einkauf und direktes Material Beispiele
Der direkte Einkaufsprozess umfasst typischerweise Ressourcen, die für die Produktion oder Bereitstellung der eigenen Dienstleistungen unmittelbar benötigt werden. Konkrete Beispiele für den direkten Einkauf sind:
Direktes Material: Verpackungsmaterial für Produkte
z.B. Kartons, Etiketten und Folien, um die Produkte für den Versand und Verkauf zu verpacken.
Direktes Material: Rohstoffe
z.B. Stahl, Kunststoffe und Holz für die Herstellung von Produkten insbesondere in der Fertigungsindustrie.
Direktes Material: Verbrauchsmaterial in der Produktion
z.B. Schmiermittel, Schleifmittel und Schrauben für die Unterstützung der Produktionsprozesse.
Was ist indirektes Material?
Indirektes Material - oder auch indirekter Bedarf - bezieht sich auf Ressourcen und Verbrauchsmaterialien, die zwar für den Betrieb eines Unternehmens benötigt werden, aber nicht unmittelbar in die Herstellung von Endprodukten einfließen. Im Gegensatz zu direktem Material können indirekte Bedarfe nicht direkt einem bestimmten Endprodukt zugeordnet werden, sondern unterstützen die betrieblichen Geschäftsaktivitäten.
Was ist indirekter Einkauf?
Der indirekte Einkauf bzw. die indirekte Beschaffung ist eine oft übersehene, aber dennoch wichtige Facette des Einkaufs. Damit wird der Einkauf von indirektem Material bezeichnet. Dieser indirekte Bedarf wird weder verwertet noch weiterverkauft, sondern bleibt für interne Prozesse im Unternehmen. Damit stellen die Ressourcen der indirekten Beschaffung einen wesentlichen Bestandteil des Unternehmens dar. Die Betrachtung des Einkaufs indirekten Materials ermöglicht es Unternehmen, die gesamte Bandbreite ihrer Beschaffungsstrategien zu erfassen und sicherzustellen, dass sowohl direkte als auch indirekte Bedarfe effektiv gemanagt werden.
Indirekter Einkauf und indirektes Material Beispiele
Auch der indirekte Bedarf deckt eine breite Palette von Bedürfnissen ab. Beispiele für indirekte Beschaffung bzw. indirekte Bedarfe sind:
Indirektes Material: Betriebsmittel und Werkzeuge
z.B. Schmiermittel, Schleifmittel und Werkzeuge für die Produktionsprozesse.
Indirektes Material: Büromaterial
z.B. Papier, Stifte und Klebeband für Büro- und Verwaltungsbereiche.
Indirektes Material: IT-Zubehör
z.B. Mäuse, Tastaturen und USB-Sticks, um die Büro- und IT-Infrastruktur zu unterstützen.
Ist indirekter Einkauf genauso wichtig wie direkter Einkauf?
Sowohl die direkte als auch die indirekte Beschaffung sind von entscheidender Bedeutung für den Erfolg eines Unternehmens. In produktorientierten Unternehmen ergänzen sich diese beiden Bereiche und schaffen ein Gleichgewicht, das für einen reibungslosen Betriebsablauf unerlässlich ist. Da die indirekten Bedarfe im Tagesgeschäft nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich sind, wird ihnen oft eine untergeordnete Bedeutung beigemessen. Insbesondere für dienstleistungsorientierte Unternehmen spielt der Einkauf indirekten Materials und das C-Teile Management jedoch eine größere Rolle. Darüber hinaus weist die indirekte Beschaffung nicht selten ein enormes Optimierungspotenzial auf, da sie meist dezentral, also von jeder Fachabteilung eigenständig getätigt, sowie intransparent organisiert ist. Unternehmen sollten daher sowohl der direkten als auch der indirekten Beschaffung die identische Aufmerksamkeit widmen und C-Artikel nie außer Acht lassen.
Was sind die größten Herausforderungen des indirekten Einkaufs?
Der Einkauf indirekten Materials birgt eine Reihe von Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen, um Beschaffungsprozesse und C-Teile Management effizient zu gestalten. Einige der größten Herausforderungen bei der indirekten Beschaffung sind:
Dezentralisierung und Fragmentierung
Oftmals ist die indirekte Beschaffung dezentralisiert und fragmentiert, was bedeutet, dass verschiedene Fachabteilungen oder Standorte eigenständig ihre Bestellungen tätigen. Dies führt zu Ineffizienzen, einem Mangel an Transparenz und Schwierigkeiten bei der Konsolidierung von Einkaufsvolumen.
Mangelnde Transparenz und Kontrolle
Aufgrund der Vielzahl von Lieferanten und Abteilungen sowie unterschiedlicher Beschaffungsprozesse fehlt es häufig an Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben im indirekten Einkauf. Dies erschwert die Kostenkontrolle sowie die Identifizierung von Einsparpotenzialen und hat nicht selten Maverick Buying zur Folge.
Komplexität der Lieferantenbeziehungen
Im indirekten Einkauf kann es schwierig sein, eine klare Lieferantenstrategie zu entwickeln und zu pflegen. Die Vielzahl von Lieferanten erfordert eine effektive Verwaltung und Auswahl, um Qualität und Service zu gewährleisten, da der Einkauf von indirektem Material sonst deutlich erschwert wird.
Mangelnde Standardisierung
Oftmals fehlt es in der indirekten Beschaffung an Standardisierung von Produkten und Prozessen. Dies führt zu einem erhöhten Verwaltungsaufwand, höheren Kosten und einer geringeren Effizienz.
Risikomanagement
Die Vielfalt der im indirekten Einkauf erworbenen Produkte und Dienstleistungen birgt auch verschiedene Risiken, wie Lieferantenabhängigkeit, Qualitätsprobleme oder Compliance-Risiken. Ein effektives Risikomanagement ist in der indirekten Beschaffung daher von entscheidender Bedeutung.
Die Bewältigung dieser Herausforderungen erfordert eine ganzheitliche, strategische Herangehensweise an den indirekten Einkauf, einschließlich der Implementierung von Technologien zur Automatisierung von Beschaffungsprozessen und der Einführung von klaren Richtlinien für den direkten und indirekten Einkauf.
Wie kann der indirekte Einkauf optimiert werden?
Die indirekte Beschaffung kann durch verschiedene Maßnahmen optimiert werden, um Effizienz und Kostenkontrolle zu verbessern. Hier sind einige Ansätze zur Optimierung des indirekten Einkaufs:
Zentralisierung und Standardisierung
Durch die Zentralisierung des indirekten Einkaufs können Unternehmen ihre Einkaufsaktivitäten bündeln und konsolidieren, was zu Skaleneffekten und Kosteneinsparungen führt. Die Standardisierung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen ermöglicht es zudem, die Komplexität des Einkaufs indirekten Materials zu reduzieren.
Implementierung von E-Procurement-Systemen
Die Einführung von elektronischen Beschaffungssystemen ermöglicht es Unternehmen, den Beschaffungsprozess von direktem und indirektem Bedarf zu automatisieren und zu vereinfachen. Durch die Nutzung von E-Procurement-Plattformen können Unternehmen den Bestellprozess standardisieren, die Lieferantenkommunikation verbessern und die Ausgabenkontrolle erhöhen. Auch so kommt es zu erheblichen Kosteneinsparungen.
Lieferantenkonsolidierung und -management
Eine Reduzierung der Lieferanten kann zu besseren Lieferantenbeziehungen, höherer Verhandlungsmacht und geringeren Transaktionskosten führen. Ein effektives Lieferantenmanagement beinhaltet die Auswahl qualifizierter Lieferanten, die Bewertung ihrer Leistung und die Pflege langfristiger Partnerschaften.
Ausgabenanalyse und -überwachung
Durch die regelmäßige Analyse und Überwachung von Ausgaben können Unternehmen Einsparpotenziale identifizieren und Kosten senken. Die Verwendung von Ausgabenanalysetools ermöglicht es, Ausgabenmuster zu erkennen, Budgetabweichungen zu überwachen und Möglichkeiten zur Kosteneinsparung beim Einkauf indirekten Materials zu identifizieren.
Verbesserung von Compliance und Risikomanagement
Ein effektives Compliance- und Risikomanagement im indirekten Einkauf beinhaltet die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien. Dies umfasst auch die Überwachung von Lieferantenrisiken sowie die Implementierung von Maßnahmen zur Risikominderung beim Einkauf von indirektem Material.
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Fazit
Oftmals wird der Beschaffung von indirektem Bedarf nicht die gleiche Bedeutung zugeschrieben wie der direkten Beschaffung. Die Optimierung des indirekten Einkaufs ist für Unternehmen jedoch von entscheidender Bedeutung, um Effizienz, Transparenz und Rentabilität zu steigern. Durch eine strategische Herangehensweise bei der Beschaffung indirekten Bedarfs können Unternehmen Einsparpotenziale identifizieren, Kosten senken und die Qualität der beschafften Ressourcen und Dienstleistungen verbessern.
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