Lieferanten-Onboarding optimieren: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Automatisierung

Onboarding als Schlüssel zur Resilienz im Einkauf

In Zeiten globaler Lieferketteninstabilitäten, wachsender ESG-Anforderungen und zunehmender regulatorischer Komplexität rückt das Lieferanten-Onboarding in den strategischen Fokus vieler Industrieunternehmen. Studien zufolge verursachen fehlerhafte oder unvollständige Lieferantenstammdaten bei rund 42 % der Unternehmen Verzögerungen im operativen Beschaffungsprozess und steigern das Risiko von Non-Compliance erheblich (Quelle: Deloitte, 2023).

Gleichzeitig zeigt eine aktuelle Umfrage von Forrester, dass Unternehmen durch automatisiertes Supplier Onboarding die durchschnittliche Durchlaufzeit um bis zu 50 % senken und die Compliance-Konformität signifikant steigern konnten.

Ein durchdachtes Onboarding ist heute nicht mehr nur ein administrativer Schritt, sondern ein kritischer Erfolgsfaktor für Agilität, Kostenkontrolle und Innovationsfähigkeit im Einkauf. Diese Anleitung zeigt auf, wie Unternehmen den Prozess ganzheitlich analysieren, digitalisieren und strategisch ausrichten können.

1.       Warum Lieferanten-Onboarding strategische Relevanz hat

Lieferanten sind mehr als bloße Erfüllungsgehilfen. Sie beeinflussen Produktqualität, Versorgungssicherheit, Innovationskraft und Compliance eines Unternehmens. Dennoch beginnt die Beziehung zu neuen Lieferanten in vielen Industrieunternehmen mit einem ineffizienten, fehleranfälligen Onboarding-Prozess. Medienbrüche, doppelte Datenpflege und mangelnde Transparenz führen zu Verzögerungen, Zusatzaufwänden und rechtlichen Risiken.

Ein professionelles Lieferanten-Onboarding ist deshalb kein operatives Detail, sondern ein strategisches Instrument. Wer diesen Prozess systematisch strukturiert und automatisiert, schafft die Voraussetzung für steuerbare Lieferantenbeziehungen – und reduziert gleichzeitig interne Komplexität. Studien zeigen, dass durchgängige Automatisierung die Durchlaufzeit um bis zu 50% verkürzt und administrative Aufwände um 45% senkt.

Lieferanten Onboarding – Kurzüberblick für Entscheider

●        Lieferanten-Onboarding ist ein strategischer Prozess, der Datenqualität, Compliance und Einkaufssteuerung maßgeblich beeinflusst – und daher strukturiert und systematisch organisiert werden muss.

●        Die Bewertung des Onboarding-Bedarfs ist entscheidend: Nur Lieferanten mit strategischer, technischer oder regulatorischer Relevanz sollten dauerhaft im System erfasst werden – alle anderen Bedarfe sind durch Bündelung oder externe Abwicklung effizienter lösbar.

●        Automatisierung bringt nur dann Mehrwert, wenn der Onboarding-Prozess klar strukturiert ist – mit definierten Rollen, regelbasierten Workflows und nahtloser Systemintegration.

●        Ein durchdachtes Rollen- und Eskalationsmodell sichert Durchgängigkeit, Verbindlichkeit und Transparenz über alle beteiligten Abteilungen hinweg – von Einkauf über Compliance bis zur Stammdatenpflege.

●        Ein belastbares Monitoring anhand relevanter KPIs (z. B. Durchlaufzeit, Fehlerquote, Automatisierungsgrad) ermöglicht die Steuerung und kontinuierliche Verbesserung des Prozesses.

2. Zielbild: Was ein gutes Onboarding leisten muss

Ein optimiertes Lieferanten-Onboarding verfolgt drei zentrale Ziele:

1. Risikominimierung: durch belastbare Compliance-Prüfungen und Due Diligence

2. Prozesseffizienz: durch automatisierte Workflows und klar definierte Zuständigkeiten

3. Datenqualität: durch strukturierte, systemgestützte Stammdatenpflege im ERP-Umfeld

   
   
   
   

Diese Ziele sind erreichbar – vorausgesetzt, das Onboarding ist als End-to-End-Prozess definiert und wird durch geeignete digitale Mittel unterstützt. Unternehmen, die auf automatisierte Lösungen setzen, verzeichnen bis zu 60% weniger Fehler in der Datenerfassung.

 

3. Prozessschritte im Detail: Vom Erstkontakt bis zur Systemfreigabe

Ein belastbarer Onboarding-Prozess besteht aus mehreren ineinandergreifenden Phasen. Ziel ist nicht nur die formale Lieferantenanlage, sondern die strukturierte Absicherung aller relevanten Informationen – technisch, rechtlich und organisatorisch.

3.1 Vorqualifizierung und Registrierung

Ziel: Frühe Risikoselektion und vollständige Datenerhebung

Bereits vor der formalen Einladung zur Registrierung sollte eine Vorqualifikation durch den Einkauf erfolgen. Dazu zählen:

●        Grobe Einschätzung des Leistungsportfolios

●        geografische Eignung (Lieferfähigkeit, Zoll, Sprachbarrieren)

●        strategische Relevanz (Einmalbedarf vs. langfristige Partnerschaft)

Erst wenn diese Grundvoraussetzungen erfüllt sind, wird der Lieferant zur formellen Registrierung eingeladen – idealerweise über ein standardisiertes Online-Formular. Dieses sollte folgende Elemente enthalten:

●        Gesellschaftsform, Adresse, Steuernummer, UID

●        Ansprechpartner für Einkauf, Qualität und Buchhaltung

●        Bankdaten und Zahlungsbedingungen

●        Upload-Bereich für Dokumente (Handelsregisterauszug, AGB, ESG-Richtlinien)

Verantwortung: operativer Einkauf (ggf. unterstützt durch Fachabteilungen)

3.2 Compliance-Prüfung und Due Diligence

Ziel: Revisionssichere Erfüllung gesetzlicher und interner Anforderungen

Nach der Registrierung wird automatisiert geprüft, ob der Lieferant den unternehmensinternen und externen Compliance-Vorgaben entspricht:

●        Sanktionslistenscreening (z. B. gegen UN-, EU-, US-Listen)

●        Steuerliche Registrierung (USt-ID, steuerlicher Sitz, Nachweis Betriebsstätte)

●        Bonitätsprüfung über externe Anbieter (D&B, Creditsafe etc.)

●        ESG-Bewertung (z. B. anhand von Fragebögen, Nachhaltigkeitszertifikaten)

Diese Prüfungen sollten zentral über ein Compliance-Modul ausgelöst, dokumentiert und in regelmäßigen Abständen wiederholt werden. Automatisierte Compliance-Checks reduzieren manuelle Prüfzeiten um bis zu 70%.

Verantwortung: zentrale Compliance-Stelle oder Legal-Abteilung

3.3 Lieferantenqualifikation

Ziel: Sicherstellung der technischen, qualitativen und logistischen Leistungsfähigkeit

Die Qualifikation erfolgt auf Basis eines abgestuften Systems, abhängig von:

●        Warengruppe oder Servicebereich

●        Kritikalität der bezogenen Leistungen

●        Produktionsnähe (direktes vs. indirektes Material)

Typische Elemente der Qualifikation sind:

●        Selbstauskunft zu Managementsystemen (z. B. ISO 9001, ISO 14001)

●        Abfrage vorhandener Auditberichte (intern oder Drittanbieter)

●        technische Bewertung der Produktionskapazitäten

●        ggf. Vor-Ort-Audit durch Qualität oder Engineering

Ergebnisse der Qualifikation sollten im Lieferantenprofil systematisch hinterlegt werden – auch für spätere Requalifikationen oder Eskalationsszenarien.

Verantwortung: Qualitätssicherung, Engineering, ggf. Einkauf (je nach Struktur)

3.4 Anlage und Freigabe in ERP/SRM

Ziel: Formaler Abschluss des Onboardings und Aktivierung für operative Prozesse

Sind alle Prüfungen erfolgreich abgeschlossen, erfolgt die systemische Anlage des Lieferanten im ERP oder SRM-System:

●        Vergabe eindeutiger Kreditoren- oder Lieferantennummer

●        Zuordnung zu relevanten Einkaufsorganisationen und Buchungskreisen

●        Festlegung von Zahlungsbedingungen, Incoterms, Steuerkennzeichen

●        Einrichtung von Freigabemechanismen für spätere Bestellungen

Diese Phase sollte systemgestützt ablaufen, um Eingabefehler zu vermeiden. Einige Unternehmen nutzen dafür auch eine „Onboarding-Sandbox“, in der zunächst testweise angelegt wird, bevor der Lieferant produktiv geschaltet wird.

Verantwortung: zentrale Stammdatenstelle oder Buchhaltung in Zusammenarbeit mit dem Einkauf

4.       Onboarding-Prozess kritisch bewerten – nicht automatisieren, was nicht notwendig ist

Ein grundlegender Fehler in vielen Digitalisierungsprojekten ist die Annahme, dass jeder bestehende Prozess lediglich automatisiert werden müsse, um effizienter zu werden. Doch Prozesse, die strukturell nicht notwendig sind, sollten nicht digitalisiert, sondern eliminiert oder substituiert werden. Das gilt insbesondere für den Onboarding-Prozess von Einmallieferanten bei Sonder- und Randbedarfen.

Viele Industrieunternehmen erfassen solche Bedarfe heute noch über Einzelanfragen, spontane Online-Bestellungen oder dezentrale Freigaben. Die Folge ist ein exponentielles Wachstum an Kreditoren – oft für eine einzige Transaktion. Dieser Aufwand ist weder wirtschaftlich noch steuerbar.

4.1 Strategische Bündelung: Das 1-Kreditor-Modell mit FACURA

Ein Lösungsansatz für dieses Problem ist das sogenannte 1-Kreditor-Modell. Hier wird der operative Beschaffungsprozess gebündelt über einen einzigen, vorab qualifizierten Anbieter abgewickelt – unabhängig davon, aus welchen Online-Shops oder Produktkategorien der Bedarf stammt.

FACURA ist ein Beispiel für diese Art von Plattformlösung. Unternehmen können darüber sämtliche Sonderbedarfe bestellen – FACURA agiert als einziger Kreditor im ERP-System, übernimmt Auswahl, Bestellung und Zahlung, und stellt konsolidierte Rechnungen zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit, neue Lieferanten für einmalige Bedarfe vollständig zu onboarden.

Die Vorteile im Überblick:

●        Keine Anlage neuer Kreditoren für Einzelbedarfe

●        Einheitliches Dokumentenformat für Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung

●        Beschaffung bleibt im Standardprozess (z. B. Bestellanforderung im ERP)

●        Erfüllung interner Compliance-Standards trotz hoher Flexibilität

FACURA ermöglicht Unternehmen damit eine saubere Trennung zwischen strategisch relevanten Lieferanten und operativen Einmalbedarfen – ohne Systembruch und ohne neue Lieferantenstämme aufzubauen.

4.2 Handlungsempfehlung: Struktur vor Technik

Statt jeden Prozess automatisieren zu wollen, sollte zunächst strategisch priorisiert werden:

●        Wer muss wirklich ins ERP aufgenommen werden?

●        Welche Bedarfe lassen sich standardisiert extern abwickeln?

●        Wie viel Aufwand verursachen die letzten 10 % des Lieferantenportfolios – und ist dieser gerechtfertigt?

Ein strukturierter Einkauf reduziert nicht nur Risiken, sondern entlastet sich selbst – durch fundierte Make-or-Buy-Entscheidungen auf Prozessebene.

5.       Automatisierung als Effizienzhebel: Struktur statt Ad-hoc-Bearbeitung

Der entscheidende Unterschied zwischen einem formal existierenden und einem wirksam gelebten Lieferanten-Onboarding liegt in der Prozessführung. Ohne systemgestützte Automatisierung bleibt das Onboarding ein Aneinanderreihen manueller Arbeitsschritte – mit allen bekannten Nachteilen: Wartezeiten, Eskalationen, Medienbrüche. Erst durch die Kombination von klaren Rollenmodellen, regelbasierten Workflows und integrierter Systemarchitektur entsteht ein belastbarer, skalierbarer Prozess.

5.1 Rollenmodell: Wer ist für was verantwortlich?

Ein professionelles Onboarding definiert eindeutige Zuständigkeiten entlang der Prozesskette. Typische Rollen in Industrieunternehmen:

●        Einkauf: Initialbewertung, Einladung zur Registrierung, Prüfung kaufmännischer Eckdaten, Abschluss vertraglicher Dokumente

●        Qualitätsmanagement / Technik: technische Qualifikation, Auditdurchführung, Freigabe für bestimmte Warengruppen oder Prozesse

●        Legal / Compliance: Prüfung von Sanktionslisten, DSGVO-Anforderungen, steuerlicher Dokumentation, Code of Conduct

●        Stammdatenmanagement: finale Systemanlage, Dublettenprüfung, Pflege der Kreditorendaten

●        IT / Systembetreuung: Schnittstellenpflege, Datenmigration, Nutzerrechte, Support des Workflowsystems

Das Rollenmodell muss systemseitig abgebildet sein – idealerweise mit rollenbasiertem Zugriff und automatisierter Aufgabenverteilung je nach Risikoprofil oder Warengruppe.

5.2 Workflow-Logik: Regeln statt Rückfragen

Zentrale Voraussetzung für einen belastbaren Onboarding-Prozess ist die Definition klarer Entscheidungspunkte – und deren systemische Steuerung. Die Workflow-Logik sollte regeln:

●        Wann wird ein Lieferant weitergeleitet?

●        Wer muss in welcher Reihenfolge prüfen?

●        Was passiert bei fehlenden Dokumenten oder negativem Prüfergebnis?

●        Wann wird automatisch eskaliert?

Ein Beispiel:

1. Einkauf lädt Lieferant zur Registrierung ein

   
   

2. System prüft automatisch Vollständigkeit der Angaben

   
   

3. Bei Warengruppe „A“ wird ein Audit durch das Qualitätsmanagement ausgelöst

   
   

4. Bei fehlender USt-ID erfolgt automatische Rückmeldung an Lieferant mit Fristsetzung

   
   

5. Nach erfolgreicher Qualifikation wird finale Freigabe durch Stammdatenstelle ausgelöst

   
   
   
   

Diese Workflow-Regeln müssen in einem dedizierten Tool gepflegt werden (z. B. BPM-System, Workflow-Engine im SRM-Modul) – inklusive Eskalationspfaden, Zeitschranken und Aufgabenverteilung.

5.3 Integration: Schnittstellen vermeiden, nicht managen

Ein automatisierter Onboarding-Prozess entfaltet seine Wirkung nur dann vollständig, wenn er nahtlos in die Systemlandschaft eingebunden ist. Relevante Systemverbindungen sind:

●        ERP-System (z. B. SAP): zentrale Anlage des Lieferanten, Kreditorennummer, steuerliche Merkmale, Zahlwege

●        SRM- oder Lieferantenportale: Registrierung, Kommunikation, Dokumentenmanagement, Auditverlauf

●        Compliance-Datenbanken: automatisierter Abgleich mit Sanktionslisten, Bonitätsprüfung

●        E-Mail-Systeme: automatische Benachrichtigungen, Fristsetzungen, Eskalationen

Die Schnittstellen sollten bidirektional sein und über offene Standards (z. B. REST-API) verfügen. Ziel ist eine durchgängige Datenkette ohne manuelle Zwischenschritte – vom ersten Kontakt bis zur Systemfreigabe.

5.4 Transparenz und Nachvollziehbarkeit

 

Ein automatisierter Prozess erzeugt nicht nur Effizienz, sondern auch transparente Entscheidungsgrundlagen. Für Einkaufsleiter oder Compliance-Verantwortliche sind folgende Informationen entscheidend:

●        Wo im Onboarding-Prozess befindet sich Lieferant X?

●        Wer hat wann welche Entscheidung getroffen?

●        Welche Dokumente liegen vollständig vor?

●        Welche Prüfergebnisse haben zur Freigabe geführt?

Ein zentrales Onboarding-Dashboard – aufgeteilt nach Warengruppe, Region, Risiko oder Zeit – bietet hier unmittelbaren Überblick und reduziert den internen Koordinationsaufwand erheblich.

6.       Anforderungen an Organisation und Change Management

Ein automatisierter Onboarding-Prozess ist kein IT-Projekt, sondern eine organisatorische Neuaufstellung. Erfolgsfaktoren sind:

●        zentrale Governance mit klaren Rollenzuweisungen

●        Prozessverantwortung im Einkauf, nicht in der IT

●        Schulungen für interne Nutzer und Lieferanten

●        Kommunikationsleitfaden für externe Partner

Ziel ist ein skalierbarer, robuster Prozess – unabhängig von Standort, Sprache oder Warengruppe.

7.       Monitoring und kontinuierliche Verbesserung

Jeder strukturierte Prozess braucht Messgrößen. Wichtige KPIs im Lieferanten-Onboarding sind:

●        Durchlaufzeit von Erstkontakt bis Freigabe −50% durch Automatisierung

●        Anteil vollständig digital abgewickelter Onboardings - > 80%

●        Fehlerquote bei Datenerfassung - >5%

●        Anzahl Nachforderungen oder Eskalationen - −30% durch klare Regeln

Diese Kennzahlen müssen regelmäßig analysiert und zur Optimierung des Prozesses genutzt werden – etwa durch Anpassung der Pflichtdokumente oder Workflow-Logiken.

8.       Fazit

Ein effizienter, automatisierter Onboarding-Prozess ist kein operativer Luxus, sondern ein strategisches Werkzeug. Er schafft:

●        Transparenz und Steuerbarkeit im Lieferantenmanagement

●        Compliance-Sicherheit durch systematisierte Due Diligence

●        Effizienz durch medienbruchfreie, automatisierte Workflows

●        Skalierbarkeit für internationale Einkaufsorganisationen

Wer heute strukturiert onbordet, legt das Fundament für eine belastbare, digitale Lieferantenbeziehung – und erhöht die Reaktionsgeschwindigkeit im Einkauf nachhaltig.