eProcurement vs. Einkaufsdienstleister: Ein realistischer Vergleich für Einkaufsleiter

Einleitung

E-Beschaffungsplattformen gelten als Schlüssel zur Digitalisierung im Einkauf und versprechen erhebliche Effizienzsteigerungen 1. Doch gerade bei Sonderbedarfen oder außerhalb definierter Kataloge stoßen viele automatisierte Beschaffungssysteme an ihre Grenzen . Hier kommen spezialisierte Beschaffungsdienstleistungen ins Spiel, die als effiziente Beschaffungslösungen für komplexe Anforderungen fungieren .

Moderne Beschaffungstechnologie zeigt beeindruckende Erfolgsquoten: Unternehmen erreichen durchschnittlich eine Return on Investment (ROI) von 635,9% in ihrem Beschaffungsmanagement . Gleichzeitig kämpfen jedoch viele Organisationen mit unkontrollierten Einkäufen – sogenanntem "Maverick Spending" – das bis zu 16% der ausgehandelten Einsparungen zunichte machen kann .

In diesem Artikel erfahren Einkaufsleiter, wie sich eProcurement und geschäftliche Beschaffungsdienstleistungen unterscheiden, wann welche Beschaffungslösungen sinnvoll sind – und warum eine Kombination häufig der beste Weg für die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist.

Das Wichtigste in Kürze: eProcurement vs. Einkaufsdienstleister

• Automatisierte Beschaffung standardisiert Routineprozesse, ist jedoch auf Kataloge und klare Bedarfe angewiesen

• Geschäftliche Beschaffungsdienstleistungen wie FACURA beschaffen flexibel – auch Sonderbedarfe oder Einzelbestellungen

• Der größte Nutzen entsteht oft durch die Kombination: Beschaffungsautomatisierung mit System, ergänzt durch operative Dienstleistungen für strategische Beschaffung

• Indirekte Materialbeschaffung macht durchschnittlich 35-45% der Gesamtausgaben aus und wächst jährlich um 7%

Was bedeutet eProcurement – und was leistet ein Einkaufsdienstleister?

Die Rolle von E-Beschaffungsdiensten

E-Beschaffungsdienste umfassen elektronische Systeme zur Abwicklung von Beschaffungsvorgängen – von der Bedarfsmeldung über die Genehmigung bis zur Bestellung . Ziel ist Geschäftseffizienz durch Prozesssicherheit, Transparenz und Standardisierung. Führende Softwarelösungen für die Beschaffung wie SAP Ariba, Coupa oder Jaggaer bieten umfassende Enterprise-Ressourcenplanung Integrierung .

Moderne Werkzeuge zur Beschaffungsautomatisierung können beeindruckende Ergebnisse erzielen: IBM konnte beispielsweise das Lieferanten-Onboarding um das Zehnfache beschleunigen und Preisanalysen von zwei Tagen auf zehn Minuten reduzieren .

Spezialisierte Beschaffungsdienstleistungen als Ergänzung

Geschäftliche Beschaffungsdienstleistungen wie FACURA übernehmen operative Aufgaben im Einkauf – insbesondere dort, wo automatisierte Beschaffungssysteme an Grenzen stoßen: Sonderbedarfe, Einmallieferanten, externe Online-Einkaufslösungen oder Non-PO-Beschaffung 8. Sie agieren als vereinfachter Beschaffungsprozess und verlängerter Arm des Einkaufs, nicht als Systemersatz.

Diese Lösungen für Geschäftseffizienz sind besonders wertvoll, da indirekte Materialbeschaffung etwa 40% der Gesamtausgaben ausmacht, aber oft dezentral und unkontrolliert erfolgt.

Typische Herausforderungen in der Praxis

Trotz fortschrittlicher E-Beschaffungsplattformen kämpfen viele Einkaufsabteilungen mit diesen kostspieligen Problemen:

Schattenprozesse und Maverick Buying

Vermeidung von unkontrollierten Einkäufen ist eine der größten Herausforderungen im modernen Beschaffungsmanagement. Aktuelle Studien zeigen alarmierende Zahlen:

• 20% der Großunternehmen (über 1 Milliarde USD Umsatz) bezeichnen Maverick Spending als "sehr herausfordernd"

• Organisationen mit hohem Maverick-Anteil benötigen im Median 16 Stunden länger für die Bestellabwicklung

• Unternehmen können bis zu 16% ihrer ausgehandelten Einsparungen in der Beschaffung durch unkontrollierte Käufe verlieren

Systemgrenzen und Komplexität

Beschaffungsoptimierung scheitert oft an praktischen Grenzen: Herkömmliche E-Beschaffungslösungen sind häufig auf bestimmte Kataloge oder Prozesse begrenzt. Für Einzelartikel oder neue Lieferanten sind mehrere Schleifen notwendig, was die Effizienz der Lieferkette erheblich beeinträchtigt.

Steigende Komplexität der indirekten Beschaffung

Indirekte Materialbeschaffung umfasst eine Vielzahl von Kategorien – von Büroausstattung über IT-Services bis hin zu Beratungsleistungen. Diese Vielfalt macht eine einheitliche Beschaffungsoptimierung besonders herausfordernd und erfordert spezialisierte Techniken zur Beschaffungsoptimierung.

eProcurement oder Einkaufsdienstleister? Warum die Antwort oft: beides lautet

Die Entscheidung ist keine Entweder-oder-Frage, sondern ein strategischer Ansatz zur Verbesserung der Geschäftsprozesse. In der Praxis ergänzen sich beide Ansätze optimal:

Stärken der automatisierten Beschaffung

Automatisierte Beschaffung zeigt ihre Stärken bei:

• Standardisierten Prozessen mit hohem Volumen

• Katalogbasierten Einkäufen mit etablierten Lieferanten

• Strategische Beschaffung mit langfristigen Verträgen

• Lieferkettenmanagement für Kernprodukte

Unternehmen berichten von durchschnittlich 13,2% Kosteneinsparungen durch die Eliminierung von Maverick Spending mittels E-Beschaffungsdienste.

Wo Dienstleister glänzen

Geschäftliche Beschaffungslösungen zeigen ihre Stärken bei:

• Vereinfachung der Beschaffung für Sonderbedarfe

• Flexiblem Lieferanten-Onboarding für Einzelprojekte

• Online-Einkaufslösungen außerhalb etablierter Kataloge

• Risikomanagement in der Lieferkette für kritische Beschaffungen

Die optimale Kombination für Geschäftseffizienz

Moderne Strategien zur Kostenreduktion setzen auf hybride Ansätze: Während automatisierte Beschaffungssysteme Standardprozesse abwickeln, übernehmen spezialisierte Beschaffungsdienstleistungen komplexe und individuelle Anforderungen.

Fazit: Wer auf starke E-Beschaffungsplattformen setzt, profitiert enorm – doch für alles außerhalb der Normfälle braucht es ergänzende Lösungen für das Lieferkettenmanagement, die mitzieht. Genau hier setzen Dienstleistungen für strategische Beschaffung wie FACURA an.

Wie FACURA Einkaufsleiter konkret entlastet

FACURA ergänzt bestehende Geschäftsprozessoptimierung nahtlos – ganz ohne Schnittstellen oder komplexe Implementierung:

Lösung mit einem einzigen Kreditor für maximale Vereinfachung

Die Lösung mit einem einzigen Kreditor revolutioniert die indirekte Materialbeschaffung: Sie legen FACURA einmalig als Kreditor im ERP-System an – ab dann bestellen Ihre Fachabteilungen in jedem Online-Shop, aber immer über einen zentralen Beschaffungsdienstleister 8.

Effiziente Lieferkette ohne Lieferantenchaos

Effiziente Lieferkette bedeutet Kontrolle: Statt hunderter Einzelanbieter gibt es eine Rechnung, ein Lieferant, ein Prozess. FACURA übernimmt die Kommunikation, Bestellung und Rechnungsabwicklung als Teil der Lieferkettenoptimierung.

Standardisierte Dokumente für bessere Geschäftseffizienz

Verbesserung der Geschäftsprozesse durch Standardisierung: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen kommen immer im gleichen Format. So behalten Sie den Überblick – auch bei nicht katalogisierten Artikeln als Teil der Beschaffungsbest Practices.

Einfache Bestellung durch vereinfachten Beschaffungsprozess

Vereinfachter Beschaffungsprozess in der Praxis: Statt in komplexen E-Beschaffungsplattformen zu scheitern, senden Fachbereiche einfach den Link zum Produkt – FACURA prüft, beschafft und dokumentiert als Teil der Optimierung der geschäftlichen Beschaffung.

Transparente Kostenstruktur ohne Fixkosten

Strategien zur Kostenreduktion ohne versteckte Kosten: FACURA arbeitet ohne Integrationskosten oder Abo-Modelle. Je nach Warenwert fällt eine transparente Bearbeitungspauschale an:

• bis 500 € → 25%

• bis 1.000 € → 15%

• ab 1.000 € → 10%

Erfolgsmessung und ROI bei hybriden Beschaffungsstrategien

Quantifizierbare Vorteile der Beschaffungsoptimierung

Aktuelle Benchmarking-Daten zeigen beeindruckende Ergebnisse für effiziente Beschaffungslösungen:

• Beschaffungsmanagement ROI: Durchschnittlich 635,9% jährlich

• Automatisierter Einkauf: Bis zu 80% Kostensenkung bei Verwaltungsaufgaben

• Vermeidung von unkontrollierten Einkäufen: 13,2% Einsparungen bei Waren und Dienstleistungen

Langfristige Vorteile der Lieferkettenoptimierung

Lösungen für das Lieferkettenmanagement bieten nachhaltige Vorteile:

• Verbesserte Lieferantenbeziehungen durch konsistente Prozesse

• Reduzierte Preisvolatilität durch strategische Verträge

• Risikomanagement in der Lieferkette durch Diversifizierung

Zukunftstrends in der Beschaffungstechnologie

KI und maschinelles Lernen

Beschaffungstechnologie entwickelt sich rasant weiter: Künstliche Intelligenz ermöglicht präzisere Bedarfsprognosen, automatisierte Lieferantenauswahl und Betrugserkennnung. Generative KI kann sogar maßgeschneiderte Verträge und Beschaffungsstrategien entwickeln.

Cloud-basierte Plattformen

Online-Einkaufslösungen profitieren von Cloud-Technologien, die Echtzeitdaten, globale Zusammenarbeit und schnelle Anpassungen an veränderte Geschäftsanforderungen ermöglichen.

Integration und Interoperabilität

Moderne Enterprise-Ressourcenplanung Integrierung verbindet E-Beschaffungsdienste nahtlos mit anderen Geschäftsfunktionen wie Buchhaltung, HR und Lieferkettenmanagement.

Beschaffungsberatung: Best Practices für die Implementierung

Entwicklung von Beschaffungsstrategien

Erfolgreiche Entwicklung von Beschaffungsstrategien erfordert einen systematischen Ansatz:

1. Strategische Beschaffung: Klare Ziele und Erfolgskennzahlen definieren

2. Beschaffungsberatung: Externe Expertise für komplexe Transformationen nutzen

3. Verbesserung des Beschaffungsprozesses: Kontinuierliche Optimierung und Monitoring

Change Management und Mitarbeiterakzeptanz

Verbesserung der Geschäftsprozesse gelingt nur mit engagierter Belegschaft: 75% der Unternehmen berichten, dass fehlende Self-Service-Tools zu Maverick Spending führen. Benutzerfreundliche Werkzeuge zur Beschaffungsautomatisierung sind daher entscheidend für den Erfolg.

Fazit: Der richtige Mix für mehr Kontrolle und Effizienz

E-Beschaffungsplattformen digitalisieren, strukturieren und schaffen Kontrolle – sind aber nicht für alles geeignet. Geschäftliche Beschaffungsdienstleistungen wie FACURA füllen genau diese Lücken – besonders bei Sonderbedarfen, Non-POs und der Vermeidung von unkontrollierten Einkäufen.

Die Kombination beider Beschaffungslösungen ist für viele Einkaufsleiter der effizienteste Weg, um operative Entlastung und strategische Beschaffung zu vereinen. Mit durchschnittlichen ROI-Raten von über 600% und erheblichen Kosteneinsparungen bei der indirekten Materialbeschaffung bieten moderne Lösungen für Geschäftseffizienz enormes Potenzial.

Der Schlüssel liegt in der intelligenten Kombination: Automatisierte Beschaffungssysteme für Standardprozesse, ergänzt durch flexible Beschaffungsdienstleistungen für komplexe Anforderungen. So entsteht eine effiziente Lieferkette, die sowohl Kontrolle als auch Flexibilität bietet – die Grundlage für nachhaltigen Erfolg in der Optimierung der geschäftlichen Beschaffung.