Den Beschaffungsprozess zu optimieren ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Ein gut geplanter und effizient gestalteter Beschaffungsprozess kann nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität der eingekauften Waren und Dienstleistungen verbessern. Unternehmen, die ihren Beschaffungsprozess optimieren, bleiben wettbewerbsfähig, reagieren schneller auf Marktveränderungen und profitieren von langfristigen Kosteneinsparungen.
In diesem Beitrag beleuchten wir die verschiedenen Aspekte eines Beschaffungsprozesses, zeigen die einzelnen Phasen des Beschaffungsprozesses auf und erläutern Strategien, wie Unternehmen nachhaltig Beschaffungsprozesse optimieren können.
Was versteht man unter Beschaffungsprozessen?
Definition Beschaffungsprozess
Ein Beschaffungsprozess im Einkauf beschreibt sämtliche Schritte, die Unternehmen durchlaufen, um die benötigten Materialien, Produkte oder Dienstleistungen zu erwerben. Neben der Bedarfsanalyse umfasst er auch die Auswahl geeigneter Lieferanten, die Verhandlung von Konditionen sowie die fortlaufende Kontrolle der Qualität und Leistung der Zulieferer. Der Beschaffungsprozess im Einkauf dient dabei nicht nur der Versorgung mit Gütern, sondern hat auch strategische Bedeutung, indem er die Basis für eine reibungslose Wertschöpfung im Unternehmen schafft.
Beschaffungsprozess: Die Phasen
Bevor es darum geht, den Beschaffungsprozess zu optimieren, müssen dessen einzelne Schritte erläutert werden. Ein Beschaffungsprozess ist typischerweise in mehrere Phasen gegliedert, die klar definiert sein müssen, um eine effiziente Abwicklung zu gewährleisten:
Beschaffungsprozess Phase 1: Bedarfsermittlung
Der erste Schritt eines jeden Beschaffungsprozesses im Einkauf ist die präzise Festlegung des Bedarfs. Dies erfolgt durch interne Abteilungen oder automatisierte Systeme. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie nur das beschaffen, was tatsächlich benötigt wird, um Überbestände zu vermeiden.
Beschaffungsprozess Phase 2: Lieferantenauswahl
Eine sorgfältige Auswahl geeigneter Lieferanten ist entscheidend. Kriterien wie Preis, Qualität, Lieferzuverlässigkeit und Nachhaltigkeit stehen hier im Fokus. Unternehmen prüfen die Angebote möglicher Partner und führen oft Audits durch, um die Eignung der Lieferanten zu bewerten.
Beschaffungsprozess Phase 3: Angebotseinholung und Verhandlung
In dieser Phase werden Angebote eingeholt und Verhandlungen geführt, um die besten Konditionen zu erzielen. Ziel ist es, nicht nur günstige Preise, sondern auch vorteilhafte Vertragsbedingungen zu erreichen.
Beschaffungsprozess Phase 4: Bestellung
Nach erfolgreicher Verhandlung erfolgt die Bestellung. Dieser Schritt lässt sich durch den Einsatz moderner ERP-Systeme digital und effizient abwickeln.
Beschaffungsprozess Phase 5: Wareneingang und Prüfung
Der Wareneingang muss auf Qualität und Menge geprüft werden. Abweichungen werden dokumentiert und an den Lieferanten zurückgemeldet, um spätere Reklamationen zu vermeiden.
Beschaffungsprozess Phase 6: Rechnungsprüfung und Bezahlung
Im letzten Schritt werden die Rechnungen geprüft und Zahlungen vorgenommen. Automatisierte Systeme reduzieren hier den manuellen Aufwand und minimieren Fehler.
Anschließend müssen Unternehmen konstant daran arbeiten, Ihren Beschaffungsprozess zu optimieren.
Ziele von Beschaffungsprozessen
Um zu verstehen, warum Unternehmen ihre Beschaffungsprozess optimieren sollten, lohnt sich ein Blick auf die Ziele von Beschaffungsprozessen. Ein gut organisierter Beschaffungsprozess im Einkauf verfolgt mehrere Ziele, darunter:
Kosteneffizienz: Reduzierung von Beschaffungskosten durch Verhandlungen und effiziente Abläufe.
Qualitätssicherung: Sicherstellung, dass die eingekauften Produkte oder Dienstleistungen den geforderten Standards entsprechen. –
Flexibilität: Schnelle Reaktion auf Marktveränderungen oder plötzliche Bedarfsänderungen.
Nachhaltigkeit: Integration von Umwelt- und Sozialstandards in den Beschaffungsprozessen.
Risikomanagement: Reduzierung potenzieller Risiken wie Lieferengpässe oder Qualitätsprobleme.
Optimierung Beschaffungsprozess: Möglichkeiten & Ansätze
Um den Beschaffungsprozess zu optimieren, ist eine systematische Herangehensweise, die technologische, organisatorische und strategische Aspekte berücksichtigt, erforderlich. Im Folgenden werden zentrale Ansätze beschrieben, wie Unternehmen ihren Beschaffungsprozess optimieren können:
Optimierung Beschaffungsprozess: 1. Analyse des aktuellen Prozesses
Um einen Beschaffungsprozess optimieren zu können, muss zunächst eine Analyse des bestehenden Prozesses vorgenommen werden. Unternehmen sollten herausfinden, wo Schwachstellen liegen, beispielsweise in Form von Verzögerungen, hohen Kosten oder ineffizienten Abläufen. Eine detaillierte Prozessanalyse liefert wichtige Daten, um anschließend den Beschaffungsprozess optimieren zu können.
Optimierung Beschaffungsprozess: 2. Digitalisierung und Automatisierung
Die Digitalisierung ist ein entscheidender Hebel für Unternehmen, damit sie nachhaltig ihren Beschaffungsprozess optimieren:
E-Procurement-Plattformen: Zentralisierte Plattformen erleichtern die Verwaltung von Lieferanten und Bestellungen, reduzieren manuelle Fehler und beschleunigen den gesamten Einkaufsprozess. Indem sie Prozesse wie Bestellung und Rechnungsstellung automatisieren, vereinfachen sie den Einkauf zusätzlich.
Integration von ERP-Systemen: Durch die Verknüpfung mit Enterprise-Resource-Planning-Systemen werden Echtzeit-Daten verfügbar, die eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen Abteilungen ermöglichen und somit den Beschaffungsprozess optimieren.
Optimierung Beschaffungsprozess: 3. Datenanalyse und Künstliche Intelligenz (KI)
Bedarfsprognosen: KI-basierte Tools analysieren historische Daten und Markttrends, um den Materialbedarf präzise vorherzusagen und den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Lieferantenbewertung: Mithilfe datengetriebener Bewertungen können Unternehmen die besten Lieferanten auswählen und Risiken in der Lieferkette minimieren.
Kostensenkungspotenziale: Datenanalysen identifizieren ineffiziente Prozesse oder Einsparpotenziale bei Material- und Lieferantenkosten. Kostensenkungspotenziale zu identifizieren sind somit ein effektives Mittel, um nachhaltig den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Optimierung Beschaffungsprozess: 4. Agiles Lieferantenmanagement
Strategische Partnerschaften: Der Aufbau langfristiger Beziehungen mit ausgewählten Lieferanten verbessert die Zusammenarbeit und reduziert die Abhängigkeit von kurzfristigen Marktänderungen. Strategische Partnerschaften ermöglichen zudem Innovationen und Kostenvorteile.
Multi-Sourcing-Strategie: Die Zusammenarbeit mit mehreren Lieferanten verringert Risiken bei Engpässen und erhöht die Flexibilität. Somit hilft eine - Multi-Sourcing-Strategie dabei, den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Lieferantenaudits: Regelmäßige Bewertungen von Lieferanten fördern Qualität, Zuverlässigkeit und die Einhaltung von Nachhaltigkeitskriterien.
Optimierung Beschaffungsprozess: 5. Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung
Nachhaltige Beschaffung: Die Integration von Umweltstandards und sozialen Kriterien in den Einkaufsprozess wird immer wichtiger. Unternehmen sollten darauf achten, umweltfreundliche Lieferanten zu wählen und energieeffiziente Lösungen zu fördern. Beispiele, um an dieser Stelle den Beschaffungsprozess zu optimieren sind die Auswahl von Lieferanten mit grünen Produktionsstandards oder die Nutzung umweltfreundlicher Logistikoptionen.
Zirkuläre Wertschöpfung: Beschaffungsstrategien, die auf Recycling und Wiederverwendung von Materialien abzielen, unterstützen langfristig nachhaltiges Wirtschaften und haben einen positiven Einfluss auf die Wahrnehmung und Reputation des Unternehmens.
Optimierung Beschaffungsprozess: 6. Schulungen und Change-Management
Regelmäßige Schulungen und Trainings sind entscheidend, um das Verständnis für neue Technologien und optimierte Prozesse sowohl auf individueller als auch auf Mitarbeiter-Ebene zu fördern. Damit stellen sie eine Basis dar, um langfristig den Beschaffungsprozess zu
optimieren. Veränderungen in der Beschaffungskultur und -struktur erfordern eine klare und transparente Kommunikation sowie eine frühzeitige Einbindung der Belegschaft. Dies hilft, Widerstände zu minimieren und die Akzeptanz von Veränderungen zu maximieren. Durch ein strukturiertes Change-Management lässt sich die Flexibilität im Unternehmen stärken und die Anpassungsfähigkeit an neue Herausforderungen erhöhen.
Optimierung Beschaffungsprozess: 7. Umfassendes Risikomanagement
In Zeiten globaler Unsicherheiten und volatiler Märkte ist ein umfassendes Risikomanagement unverzichtbar. Unternehmen sollten regelmäßig potenzielle Schwachstellen analysieren, um den Beschaffungsprozess zu optimieren, wie etwa Lieferengpässe, geopolitische Risiken oder Währungsvolatilitäten. Dabei sind Notfallstrategien von großer Bedeutung, etwa in Form von Plänen, die alternative Lieferanten oder Sicherheitsbestände vorsehen, um bei Störungen handlungsfähig zu bleiben.
Digitale Tools und Echtzeitdaten bieten zudem wertvolle Unterstützung, indem sie Transparenz schaffen und Risiken in der Lieferkette frühzeitig identifizieren. So können Unternehmen proaktiv Gegenmaßnahmen ergreifen. Darüber hinaus können der Einsatz von Vertrags- oder Kreditversicherungen dabei helfen, finanzielle Verluste abzufedern und die Resilienz des Unternehmens zu erhöhen.
Den Beschaffungsprozess optimieren mit FACURA
Mit FACURA können Sie nachhaltig Ihren Beschaffungsprozess optimieren und gleichzeitig die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern. Besonders beim indirekten Einkauf von C-Teilen entfällt der Aufwand für die Suche nach neuen oder alternativen Lieferanten, da FACURA eine zentrale Plattform für alle Bestellungen bietet. Sie müssen keinen neuen Lieferanten mehr anlegen, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert und Zeit spart.
Durch die nahtlose Integration von FACURA in Ihren bestehenden Workflow entfällt das Risiko von Eigenbelegen oder Bestellungen ohne gültige Rechnung. Alle Bestellungen werden standardisiert und im Einklang mit Ihrem Einkaufsprozess durchgeführt. So haben Sie stets eine klare Übersicht über alle Transaktionen und vermeiden Privatausgaben oder unvollständige Bestellungen.
FACURA sorgt zudem dafür, dass Maverick Buying konsequent unterbunden wird, indem es eine einheitliche und konsistente Bestellabwicklung garantiert. Die Vermeidung unnötiger Bestellprozesse und die Reduzierung des Abstimmungsaufwands machen den digitalen Beschaffungsprozess im Einkauf nicht nur transparenter, sondern auch deutlich effizienter. Nutzen Sie FACURA, um Ihren Beschaffungsprozess zu optimieren und gleichzeitig Ihre internen Abläufe deutlich zu verbessern.
Fazit
Unternehmen sollten kontinuierlich ihren Beschaffungsprozess optimieren, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Kombination aus moderner Technologie, qualifiziertem Personal und strategischem Lieferantenmanagement ermöglicht es Unternehmen, ihre Beschaffung effizient und nachhaltig zu gestalten.
Unternehmen, die regelmäßig die Phasen des Beschaffungsprozesses im Einkauf analysieren und ihren Beschaffungsprozess optimieren, können nicht nur Kosten senken, sondern auch die Qualität ihrer Leistungen verbessern. Die Digitalisierung und ein klarer Fokus auf Nachhaltigkeit bilden die Grundlage für eine zukunftssichere Beschaffung. Nur so lässt sich nachhaltig ein Beschaffungsprozess optimieren.