Beschaffung in ERP-Systeme integrieren: Ein vollständiger Leitfaden

1. Einleitung

In vielen Industrieunternehmen ist die Beschaffung funktional in das ERP-System eingebunden – prozessual jedoch oft nur unvollständig integriert. Bestellungen werden teilweise außerhalb definierter Workflows ausgelöst, Genehmigungen erfolgen per E-Mail oder mündlich, Rechnungsprüfung und Kontierung werden manuell nachgezogen. Die Folge sind Medienbrüche, Intransparenz und ein erheblicher Koordinationsaufwand zwischen Einkauf, Buchhaltung und Bedarfsträgern.

In vielen Unternehmen verzögern Medienbrüche und manuelle Nacharbeiten Einkaufsprozesse um bis zu 50%.

Eine saubere ERP-Integration der Beschaffung zielt darauf ab, genau diese Brüche zu eliminieren. Ziel ist ein durchgängig digitaler und revisionssicherer Prozess, der vom Bedarf bis zur Zahlung standardisiert, steuerbar und auditfähig ist. Voraussetzung dafür ist nicht nur die technische Systemanbindung, sondern eine klare Strukturierung von Prozessen, Datenobjekten und Verantwortlichkeiten. Dieser Beitrag beschreibt, wie Unternehmen ihre Einkaufsprozesse wirksam in ERP-Systeme integrieren können – und welchen konkreten Nutzen sie daraus ziehen.

Der weltweite Umsatz über E-Procurement-Plattformen erreichte 2022 erstmals 1 Bio. USD und wächst jährlich um 9%. 77% aller Unternehmen nutzen heute sowohl Source-to-Contract- als auch Procure-to-Pay-Lösungen, und 90% betrachten P2P als „Must-have“.

2. Beschaffung und ERP – systemische Anforderungen klar definieren

ERP-Systeme bilden die zentrale Plattform für operative Unternehmensprozesse. Sie steuern Materialflüsse, Finanztransaktionen und Stammdaten – und stellen damit den logischen Ort dar, um auch Einkaufsprozesse zentral zu organisieren. Eine effektive ERP-Integration bedeutet, dass alle Beschaffungsvorgänge nachvollziehbar, standardisiert und mit klaren Genehmigungsregeln innerhalb des Systems abgebildet werden.

Dazu gehört mehr als das technische Anlegen von Bestellungen. Notwendig ist eine durchdachte Systemarchitektur, die auch Bedarfsmeldung, Lieferantenfreigabe, Vertragsverweise, Wareneingang und Rechnungsfreigabe integriert. Unternehmen, die diese Prozesskette vollständig in ihr ERP überführen, gewinnen an Transparenz, Prozessqualität und Auswertbarkeit. Gleichzeitig sinkt der Koordinationsaufwand zwischen Einkauf, IT und Finanzwesen erheblich – insbesondere bei übergreifenden Prüf- und Freigabeschritten.

Unternehmen mit hoher Digitalisierungsrate (≥ 75%) heben die Datenqualität als „distinctive business enabler“ hervor, während 55% der schwach digitalisierten Unternehmen ihre Daten kaum nutzen können.

3. ERP-Integration in der Beschaffung: Kernfunktionen und Nutzen

Die Integration von Beschaffungsprozessen in ein ERP-System verfolgt das Ziel, Einkaufsaktivitäten systemgestützt, nachvollziehbar und steuerbar zu gestalten. Sie ersetzt isolierte Abläufe durch eine einheitliche Prozesslogik und schafft eine konsistente Datenbasis für operative Steuerung und strategische Analyse. Der Nutzen liegt nicht in der IT-Struktur allein, sondern im Zusammenspiel von Technik, Prozessen und Organisation.

3.1 Strukturierte Bedarfserfassung und Freigabeprozesse

Ein integrierter Beschaffungsprozess beginnt mit der systematischen Erfassung von Bedarfen. Diese werden direkt im ERP – idealerweise unter Angabe von Kostenstelle, Warengruppe und gewünschtem Lieferdatum – erfasst. Durch automatische Workflow-Zuweisungen gelangen diese Informationen zur Freigabe an die zuständigen Budgetverantwortlichen. Der Freigabeprozess ist nachvollziehbar, versioniert und systemseitig dokumentiert – unabhängig von Warengruppe oder Bestellwert.

3.2 Bestellung und Lieferantenkommunikation

Nach erfolgter Freigabe wird die Bestellung direkt im ERP erzeugt und an den hinterlegten Lieferanten übermittelt – idealerweise automatisiert via EDI, E-Mail oder angebundene Schnittstelle. Informationen zu Preisen, Lieferbedingungen und ggf. Rahmenverträgen werden direkt aus dem System gezogen. Dies reduziert Rückfragen und vermeidet Fehler durch manuelle Übertragungen um bis zu 80%.

3.3 Wareneingang und Leistungsnachweis

Der physische Wareneingang oder die Leistungserbringung wird systemisch erfasst und dokumentiert. Dies ist insbesondere relevant für nachgelagerte Schritte in der Rechnungsbearbeitung. In integrierten Systemen kann der Einkauf Statusinformationen abrufen, Rückfragen vermeiden und aktiv steuern, ob und wann eine Rechnung freigegeben wird.

3.4 Rechnungsbearbeitung und Zahlungsfreigabe

Rechnungen werden automatisiert mit Bestell- und Wareneingangsdaten abgeglichen. Bei Übereinstimmung erfolgt die Freigabe gemäß vordefinierter Regeln – bei Abweichungen wird eine manuelle Prüfung angestoßen. Dieser sogenannte Drei-Wege-Abgleich („3-Way-Match“) ist Kernbestandteil einer systemisch abgesicherten Rechnungsprüfung. Durch die vollständige Integration in das ERP reduziert sich die Bearbeitungsdauer signifikant – Fehlerquoten sinken um bis zu 95% und Skontofristen können um 30% besser genutzt werden.

3.5 Auswertung und Steuerung

Alle Prozessdaten – von der Bedarfserfassung bis zur Zahlung – stehen zentral im ERP zur Verfügung. Einkaufsleiter und Controller können so Auswertungen zu Bestellvolumina, Lieferzeiten, Maverick Buying oder Budgetausschöpfung durchführen – auf Knopfdruck und auf Basis valider Daten. Damit wird der Einkauf nicht nur effizienter, sondern strategisch steuerbar.

4. Voraussetzungen für eine wirksame ERP-Integration der Beschaffung

Die Integration von Einkaufsprozessen in ein ERP-System ist kein rein technisches Projekt, sondern ein komplexes Vorhaben mit weitreichenden Auswirkungen auf Organisation, Datenmanagement und Prozessgestaltung. Eine erfolgreiche Umsetzung setzt voraus, dass sowohl die Systemarchitektur als auch die internen Abläufe aufeinander abgestimmt sind.

4.1 Technische Anforderungen: Modularität und Schnittstellenfähigkeit

Moderne ERP-Systeme wie SAP S/4HANA, Microsoft Dynamics 365 oder Infor LN bieten flexible Module zur Abbildung von Beschaffungsprozessen. Entscheidend ist jedoch, dass diese Systeme offen genug sind, um externe Anwendungen oder Datenquellen zu integrieren. APIs, EDI-Schnittstellen oder Middleware-Plattformen (z. B. iPaaS-Lösungen) spielen hierbei eine zentrale Rolle. Sie ermöglichen es, etwa Lieferantenportale, Katalogsysteme oder spezialisierte Beschaffungstools nahtlos in den ERP-Prozess einzubinden.

Darüber hinaus sollte das System rollenbasierte Zugriffsrechte, konfigurierbare Workflows und flexible Genehmigungslogiken unterstützen – ohne dass individuelle Sonderentwicklungen erforderlich sind.

4.2 Datenqualität und Stammdatenpflege

Eine der häufigsten Ursachen für ineffiziente Prozesse im Einkauf liegt in unzureichend gepflegten Stammdaten. Lieferantennummern, Materialgruppen, Konditionen und Zahlungsbedingungen müssen vollständig, konsistent und aktuell im ERP-System hinterlegt sein. Dies erfordert klare Verantwortlichkeiten in der Datenpflege sowie regelmäßige Datenqualitätsprüfungen.

Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei auch der Klassifikation und Strukturierung von Materialien und Dienstleistungen – insbesondere im indirekten Einkauf, wo oft freie Texteingaben dominieren. Eine präzise und gepflegte Datenstruktur ist nicht nur Voraussetzung für reibungslose Prozesse, sondern auch für belastbare Analysen und Auswertungen.

4.3 Prozessstandardisierung und organisatorische Klarheit

Die ERP-Integration erfordert standardisierte, durchgängige Prozesse. Unternehmen müssen dafür ihre Einkaufsabläufe dokumentieren, Rollen und Zuständigkeiten klar definieren und abteilungsübergreifend harmonisieren. Ohne einheitliche Regeln für Bedarfsmeldung, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsprüfung kann das ERP-System seine Stärken nicht ausspielen.

Zudem ist die aktive Einbindung aller relevanten Funktionen – insbesondere IT, Einkauf, Controlling und Buchhaltung – essenziell. Die Einführung technischer Systeme ohne begleitende organisatorische Maßnahmen führt selten zu nachhaltiger Verbesserung.

4.4 Schulung und Akzeptanzsicherung

Technik allein genügt nicht – auch die Anwender müssen in der Lage sein, die Prozesse im System korrekt und effizient zu bedienen. Schulung, Change Management und kontinuierliche Kommunikation sind daher entscheidende Bausteine jeder ERP-Integration. Ziel ist es, Akzeptanz zu schaffen und sicherzustellen, dass Prozessstandards nicht umgangen, sondern im Alltag gelebt werden. Investitionen in Change Management und kontinuierliche Schulung können die E-Procurement-Adoption Rate innerhalb von sechs Monaten von 45% auf bis zu 80% steigern.

5. Finanzintegration – unverzichtbar für Effizienz und Kontrolle

Der Mehrwert einer ERP-gestützten Beschaffung zeigt sich besonders in der Integration mit der Finanzbuchhaltung. Finanzintegration bedeutet, dass Bestellungen automatisch kontiert, Rechnungen systemgeführt geprüft und Zahlungen termingerecht freigegeben werden. Dies ermöglicht:

●        Geringere Durchlaufzeiten bei Rechnungsbearbeitung

●        Reduzierung von Mahngebühren und Skontoverlusten

●        Transparenz über Budgetverbräuche in Echtzeit

●        Automatisierte Buchungsprozesse ohne Doppelerfassung

Unternehmen, die P2P und AP digitalisieren, verzeichnen eine Kostenreduktion von 62% bei Beschaffungsprozessen und optimieren ihr Working Capital.

6. Sonderbedarfe: Der blinde Fleck in vielen ERP-Systemen

Gerade bei nicht wiederkehrenden oder einmaligen Anforderungen stoßen viele ERP-Systeme an ihre Grenzen. Wer etwa ein Spezialwerkzeug, einen Messebauservice oder einen Ersatzartikel benötigt, findet diesen Bedarf häufig außerhalb strukturierter Prozesse wieder – mit entsprechenden Folgen:

●        Nicht autorisierte Bestellungen (Maverick Buying)

●        Unvollständige Dokumentation und Compliance-Risiken

●        Intransparente Lieferantenstammdaten

Hier zeigt sich der Wert spezialisierter Anbieter wie FACURA, die eine Brücke zwischen ERP-Standardprozess und freier Marktverfügbarkeit schlagen.

FACURA als systemkonformer Sonderbedarfsdienstleister

FACURA wird als ein Kreditor im ERP-System angelegt. Anwender senden lediglich einen Link zum gewünschten Artikel oder beschreiben ihren Bedarf. FACURA übernimmt die gesamte Beschaffung – inklusive Angebotsprüfung, Bestellung und Rechnungsstellung – ohne dass weitere Lieferanten im System erfasst werden müssen.

Fachliche Vorteile:

●        Vermeidung von Lieferanten-Wildwuchs

●        Einheitliche Dokumentenformate (Bestellung, Lieferschein, Rechnu

●        Rechnungskauf statt Kreditkartenzahlung

●        Keine Integration, keine Fixkosten – vollständig prozesskonform

Insbesondere für Unternehmen, die ihren indirekten Einkauf im ERP sauber abbilden wollen, bietet FACURA eine sinnvolle Ergänzung – gerade weil sie sich in bestehende Strukturen einfügt, ohne sie zu belasten.

7. Handlungsempfehlungen für Einkaufsleiter

ERP-Integration ist ein strategisches Projekt, das Einkauf, IT und Finanzen gleichermaßen betrifft. Für Einkaufsleiter ergeben sich daraus folgende prioritäre Maßnahmen:

1. Systematische Prozessaufnahme: Welche Beschaffungsvorgänge laufen bereits über das ERP? Wo existieren Umgehungen oder manuelle Workarounds?

   
   

2. Stammdatenstrategie etablieren: Verantwortlichkeiten für Datenpflege klären, Qualität regelmäßig prüfen.

   
   

3. Externe Services smart anbinden: Anbieter wie FACURA ermöglichen die strukturierte Abbildung nicht ERP-fähiger Vorgänge – ohne Integrationsaufwand.

   
   

4. Compliance und Governance sichern: Klare Freigabeprozesse und dokumentierte Abläufe minimieren Risiken – auch gegenüber Auditoren.

   
   

5. Finanzintegration ausbauen: Zahlungs-, Buchungs- und Kontierungsprozesse sollten durchgängig automatisiert und systemgeführt sein.

   
   

8. Zusätzliche Einblicke und Statistiken

• Bis 2025 streben 72% der Unternehmen eine Digitalisierungsrate im Einkauf an, aktuell liegt sie bei 41%.

• 91% der B2B-Einkäufer bevorzugen Online-Bestellungen (Amazon Business).

• 90% der Procurement Leader planen oder nutzen virtuelle Karten; 45% setzen sie bereits ein.

• Der globale ERP-Markt wächst von 48 Mrd. USD (2022) auf 96 Mrd. USD (2032) bei einer CAGR von 7%.

Fazit:

Die Integration der Beschaffung in ERP-Systeme ist keine technische Pflichtübung, sondern eine zentrale Voraussetzung für effiziente, steuerbare und compliance-konforme Einkaufsprozesse. Wer Beschaffung systemisch denkt, schafft Klarheit – für alle Beteiligten, vom Bedarfsträger bis zur Finanzbuchhaltung.

Sonderbedarfe, die oft als Ausnahme betrachtet werden, lassen sich mit den richtigen Partnern regelkonform und ohne Systembruch abwickeln. Der Schlüssel liegt in der intelligenten Verknüpfung: Standardisierung im ERP, ergänzt durch flexible Services wie FACURA – innerhalb des Rahmens, aber ohne neue Schnittstellen.